Musti Group

JOHDANTO

‍

Musti Group sai 2018 keväällä tilintarkastajaltaan tehtäväksi dokumentoida ja kuvata prosessinsa, jonka yhteydessä tuli myös rakentaa sisäiset kontrollit myymäläkentän prosesseihin. Musti Group päätyi valitsemaan Falconyn Audit -moduulin, jota hyödynnetään ketjun kaikissa myymälöissä viikoittain lyhyemmällä ja kuukausittain laajemmalla tarkastuslistalla. Tarkastukset pitävät sisällään muun muassa ostotilausten, varastosaldojen, inventointien sekä kassan seurannan. Käyttöönotto Musti Groupin kolmeen eri toimintamaahan toteutettiin kolmessa viikossa.

”Kun esittelimme ratkaisua, tilintarkastajamme kertoi, ettei ole koskaan nähnyt yhtä tehokasta ja laadukasta toteutusta. Ja mikä parasta, olemme saaneet paljon positiivista palautetta työkalun helppoudesta ja nopeudesta myös myymäläkentältä”, Group Business Controller Riitta Helin kertoo tyytyväisenä.‍

‍

YRITYS

‍

Musti Group Nordic Oy on Pohjoismaiden suurin ja Euroopan neljänneksi suurin lemmikkieläintarvikkeiden erikoisliikeketju, joka koostuu Suomessa toimivista Musti ja Mirri ja Peten Koiratarvike -ketjuista, Ruotsissa toimivasta Arken Zoo -ketjusta sekä Norjassa toimivasta Musti AS -ketjusta.

Vuonna 1988 perustettu Musti Group työllistää yhteensä 1700 työntekijää ja palvelee eläinrakkaita asiakkaitaan verkkokaupassa ja 280 myymälässä. Musti ja Mirri on valittu vuodesta toiseen Great Place to Work listan parhaiden työpaikkojen joukkoon voittaen viimeksi vuonna 2016 Large Workplaces kategoriassa.‍

‍

KÄYTTÖÖNOTTO

‍

Ilmeinen haaste ennen käyttöönottoa johdon näkökulmasta oli se, miten jalkauttaa kokonaan uusi prosessi lähes kolmeensataan myymälään. Musti Groupilla tiedostettiin myös se, että myymälöissä on usein hyvin kiire myynnin ja asiakaspalvelun tullessa aina ensimmäisenä. Järjestelmän tulisi siis olla sekä päivittäisen käytön että ylläpidon suhteen helppokäyttöinen.

Näistä syistä tilintarkastaja suositteli vahvasti ottamaan käyttöön Excelin sijasta kunnon työkalut sisäisiin kontrolleihin, eli ”kolleihin” kuten niitä Mustilla kutsua.

”Meillä oli jo käytössä Falconyn Audit -mobiiliratkaisu myymäläauditonteihin, joiden tuloksiin olimme olleet tyytyväisiä. Kun myymäläkentältä tuli vielä toivetta, ettei uusia työkaluja enää otettaisi, päätimme edetä samalla sovelluksella sen joustavuuden vuoksi”, Musti Groupin Accountant Niina Wuorimaa avaa valinnan taustoja.‍

‍

TULOKSET JA HYÖDYT

‍

Musti Groupilla sisäisiä kontrolleja tekee käytännössä koko henkilökunta, sillä myös myymälöille on annettu mahdollisuus sisäisten kontrollien tekemiseen. ”Se, että kentältä on tullut yksinomaan positiivista palautetta, on jo itsessään ihme. En usko, että minkään muun toimijan kanssa olisimme näin tehokasta jalkautusta onnistuneet tekemään”, Helin kehuu.

Falconyn avulla oleelliset tiedot kerätään Musti Groupilla koko myymäläkentästä strukturoidussa muodossa ja myös ilmenneet puutteet sekä korjaavat toimenpiteet saadaan kirjattua mobiilisti. Näin kontrolleissa kerätty tieto on keskenään verrattavissa ja hyödynnettävissä tehokkaammin. Järjestelmän tuottama data on yhdistetty osaksi Musti Groupin käyttämää Business Intelligence (BI) -työkalu QlikSenseä. Qlikissä seurataan ja analysoidaan sisäisten kontrollien vastausmääriä sekä arvosanoja ja pisteytyksiä, mitkä järjestelmä luo automaattisesti vastausten pohjalta. Näin Mustilla voidaan nopeammin priorisoida, mihin ongelmiin puututaan.

Myymäläauditointien ja sisäisten kontrollien lisäksi myymälöissä on omasta aloitteesta alettu tekemään myös varastojen pistotarkastuksia. ”Kaikin puolin todella positiivinen ja joustava kuva meille on jäänyt sekä itse järjestelmästä että Falconysta yrityksenä”, Helin päättää.