Kiinteistöässä

JOHDANTO

Tarkastuksen suorittaminen ei saa olla monimutkaista eikä vaatia kohtuuttoman paljon työtä sitä tekevältä henkilöltä, sillä muuten raportoinnin kynnys kasvaa. Kiinteistöässä havaitsi olevansa tilanteessa, jossa yksinkertaisen tarkastuksen tekemiseen vaaditut työvaiheet tekivät prosesseista kankeita. Oli oltava helpompi tapa suorittaa tarkastuksia, sekä välittää niistä tietoja eteenpäin sidosryhmille.

YRITYS

‍

SOK Kiinteistöässä on osa S-ryhmää, joka kuuluu Suomen suurimpiin työnantajiin. Kiinteistöässän 67 työntekijää vastaa 725:n kiinteistön ja 2,5:n miljoonan neliön rakennuttamisesta, ylläpidosta, kiinteistötaloudesta ja -hallinnosta sekä energiatehokkuudesta SOK:ssa.

Kiinteistöässän päätavoitteita sekä tehtäviä ovat kiinteistöjen elinkaaren aikaisten päästöjen hiilinegatiivisuuden saavuttaminen vuoden 2025 loppuun mennessä sekä kiinteistökustannusten optimointi kokonaisuutena käyttäjän saadessa silti markkinoiden parhainta kiinteistöjohtamisen palvelua päivittäin. Palveluja tuotetaan myös S-ryhmän ulkopuolisille asiakkaille.

HAASTEET ENNEN FALCONYA

‍

Kiinteistöässällä noin vuoden verran käytössä ollut aiempi auditointityökalu ei taipunut kunnolla mobiilikäyttöön, joten tarkastukset etenivät kankeasti. ”Jouduimme tuomaan tarkastuspohjat järjestelmästä Exceliin ja sieltä edelleen paperille. Sekä lopuksi viemään kerätyt tiedot takaisin järjestelmään koneella”, asiakaspäällikkö Johanna Häikiö kertoo. Oman haasteensa loivat myös tarkastuksiin olennaisesti liittyvät kuvat, joita täytyi kerätä puhelimella ja liittää erilliseen Word-dokumenttiin yhteenvetoa varten.

Aiempi työtapa oli kokonaisuudessaan monimutkainen ja se sitoi liikaa aikaa sekä tarkastusten suorittamiseen että niistä koottujen raporttien laatimiseen.

‍

KÄYTTÖÖNOTTO

‍

Uuden auditointityökalun piti täyttää useita kriteereitä, joista tärkeimpänä oli tuki mobiilikäytölle. Työkalun tuli olla helppokäyttöinen, itsenäisesti muokattava ja visuaalisesti selkeä. ”Tunnistimme nopeasti, että Falcony voisi tarjota ratkaisun kohtaamiimme haasteisiin. Se on huomattavasti aiempaa työkalua selkeämpi käyttää, raportit ovat visuaalisesti miellyttäviä ja niitä on ollut mahdollista muokata tarpeen mukaan”, Häikiö sanoo.

Itse käyttöönotto sujui Häikiön mukaan erittäin hyvin, eikä sen yhteydessä törmätty muutosvastarintaan. Myös palveluntarjoajat huomasivat uuden työkalun hyödyt nopeasti: “Mieleeni on jäänyt erityisesti yksi palveluntarjoaja, joka otti hyvin paljon valokuvia ja joutui liittämään niitä manuaalisesti raporttien yhteyteen. Rakensimme tarkastuspohjan tämän henkilön tarpeiden mukaan ja hän oli erittäin tyytyväinen saadessaan kuvat nyt suoraan raportteihin.”

Kehitys- ja talouspäällikkö Jenna Lehtovaaran mukaan järjestelmän selkeys oli avainasemassa käyttöönoton onnistumisessa: ”Nykypäivänä jokaisen järjestelmän pitäisi olla niin intuitiivinen, että kun käyttäjä sen ensimmäisen kerran avaa, niin hän heti ymmärtää miten sitä käytetään. Minua ei koulutettu käyttämään Falconya ja pystyin käyttämään sitä välittömästi ilman suurempia haasteita.”

TULOKSET JA HYÖDYT

‍

Falcony on tuonut aikasäästöjä ja se on jossain muodossa melkein kaikkien työntekijöiden käytössä Kiinteisöässällä. Kaikki toimii nyt aidosti mobiilissa, eikä tarkastusten välivaiheisiin kuulu papereiden skannausta tai erillisten Word-asiakirjojen täyttämistä. Myös valokuvien lisääminen on vaivatonta ja kun kaikki tallentuu suoraan pilveen, pääsee tietoihin helposti käsiksi milloin tahansa. ”Kun olemme tehneet Falconylla vuosihuoltoon liittyvän tarkastuksen, saamme ajettua siitä muutamalla klikkauksella PDF:n, jonka voimme lähettää ympäristöviranomaisille. Aikaisemmin vaadittiin paperipöytäkirja, joka skannattiin ja voitiin vasta sitten lähettää eteenpäin. Tarkastuksiin on myös helpompi palata, kun niin voi tehdä missä ja milloin tahansa”, Häikiö kertoo.

Falconyn toimintoja hyödynnetään muun muassa jaettaessa asiakkaille heidän kiinteistöissä tehtyjen tarkastusten arvosanoja. Häikiön mukaan Kiinteistöässällä arvostetaankin erittäin paljon sitä, miten helpoksi Falcony on tehnyt tiedon keräämisen ja sen jakamisen sidosryhmille. ”Toiminta on tullut läpinäkyvämmäksi ja pystymme raportoimaan asiakkaillemme aiempaa paremmin, kuinka hoidamme heidän kiinteistöjään. On hienoa, että meidän keräämä tieto on aidosti kaikkien saatavilla, eikä piilossa arkistoidussa Excelissä.”

Myös yhteistyö Falconyn tiimin kanssa saa kiitosta. ”Kun huomasimme Falconyn olevan meille huipputyökalu, pyysimme heitä melko nopeasti rakentamaan meidän käyttötarkoituksiin muitakin ratkaisuja. Saimme kohteliaan vastauksen, että kokonaisten sovellusten rakentaminen mittatilaustyönä ei kuulu yrityksen visioon, mutta meille kerrottiin, kuinka voisimme ratkoa tarpeita heidän jo olemassa olevien työkalujen avulla. En ole saanut kertaakaan vastaukseksi, että jokin ei olisi mahdollista, vaan meitä pyritään aina palvelemaan. Ja kun jotain kysytään, niin vastaus tulee nopeasti. Tämä ketteryys on selkeästi yksi Falconyn vahvuuksista yrityksenä”, Häikiö sanoo. “On hienoa nähdä, kuinka järjestelmä kehittyy koko ajan ja me asiakkaana pääsemme aidosti vaikuttamaan tähän. Tällainen yhteistyö on meille ensiarvoisen tärkeää”, Lehtovaara päättää.