Keva

Johdanto

‍

Falconyn vuokralaisportaali otettiin Kevalla käyttöön vuoden 2021 keväällä. Järjestelmää testattiin aluksi Keilaranta 1 kiinteistössä, josta käyttö laajeni nopeasti useampaan monikäyttäjäkiinteistöön. Yrityksen aiempi vuokralaisviestintä perustui perinteiseen sähköpostimalliin, jossa kiinteistömanagerit tiedottivat ajankohtaisista asioista suoraan vuokralla oleville yrityksille ja yhteisöille. Toiminnassa haluttiin siirtyä nykyaikaiseen järjestelmään, sillä yksittäisten sähköpostien päälle rakentunut prosessi koettiin hitaaksi ja vaivalloiseksi.

Kevalla järjestelmää käyttävät pääosin kiinteistövarainhoitajat, palveluntuottajien puolelta kiinteistöpäälliköt sekä yrityspuistokohteissa aulapalvelun työntekjiät. Myös vuokralaisten työntekijöillä on vapaa pääsy järjestelmään. Falcony on otettu vastaan erittäin positiivisesti niin kiinteistön edustajien, palveluntuottajien kuin vuokralaistenkin puolesta. Uusi järjestelmä on tuonut lisäarvoa ja tehokkuutta vuokralaisviestintään, sillä se on koettu helppokäyttöiseksi, joustavaksi ja selkeäksi. Vuokralaisten osallistaminen ja vuokralaiskokemuksen kehittäminen on olennainen osa Kevan strategiaa nopeasti kehittyvällä toimialalla.

‍

‍

Yritys

Keva on toimitilavuokraamisen vastuullinen ammattilainen, jonka portfolio koostuu nykyaikaisista toimitiloista, jotka kattavat noin 580 000:tta neliötä 61:ssä eri toimitilarakennuksessa. Näistä suurin osa sijaitsee pääkaupunkiseudulla, Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla. Muualla Suomessa toimitiloja sijaitsee muun muassa Kuopiossa, Tampereella ja Turussa.

Kevan laajasta kiinteistövalikoimasta löytyy toimitiloja kattavasti eri yrityksien tarpeisiin. Näitä ovat esimerkiksi toimistotilat business park - toimistokeskuksissa, toimitilat pääkonttoreille ja liikehuoneistot kauppakeskuksissa. Vuokralaisten osallistaminen ja vuokralaiskokemuksen kehittäminen on olennainen osa Kevan strategiaa nopeasti kehittyvällä toimialalla.

‍

Haasteet ennen Falconya

Kevalla oli ennen Falconyyn siirtymistä käytössä kohdekohtaisia verkkosivuja, jotka erosivat toisistaan ja niistä oli välillä hankalaa löytää haluttua tietoa. Sivustot palvelivat ensisijaisesti potentiaalisia asiakkaita, eivätkä jo olemassa olevia vuokralaisia. Koska sivustojen päivitys oli hankalaa, esimerkiksi tärkeät yhteystiedot eivät välttämättä pysyneet ajan tasalla. Lopulta kaikki johti siihen, että sivuilla ei ollut juuri uutisvirtaa eikä kävijöitä: “Kohdesivun hyöty tulee siitä, että sitä käytetään. Tai kuten Falconylla sanotaan, että se osallistaa vuokralaisia,” Kevan kiinteistövarainhoitaja Kirsi Soikkeli toteaa.

Käytännön tasolla haasteena oli vuokralaisten yhteyshenkilölistan ylläpito, joka oli hyvin hajanaista. Kohteiden kiinteistöpäälliköillä ja aulojen työntekijöillä oli kullakin omat listat ja yhteyshenkilöt, eikä kenelläkään ollut tietoa todellisesta yhteyshenkilöluettelosta.

Itse tiedottaminen oli myös työlästä, sillä se tapahtui sähköpostilla. Tämä lisäsi jo valmiiksi kiireisten kiinteistöpäälliköiden työmäärää.

‍

‍

Käyttöönotto

Kevan kriteereinä uudelle järjestelmälle oli saada helppokäyttöinen, selkeä, ulkoasultaan brändivaatimusten mukainen sekä kustannustehokas kokonaisuus. Falcony vastasi vaatimuksiin ja päätös uuden järjestelmän käyttöönotosta oli helppo tehdä. “Suurin syy vaihtamiselle oli Falconyn helppokäyttöisyys ja kustannustehokkuus. Kuulimme etukäteen paljon hyvää palautetta järjestelmän käytöstä”, Soikkeli kuvailee.

Kun päätös oli tehty, otettiin Falcony käyttöön keväällä 2021. Jo alusta pitäen Kevalla päätettin sisällytää vuokralaisportaaleihin kaikki ne osa-alueet, jotka vuokralaiset kokevat tärkeäksi. Tällä hetkellä Keva on sisällyttänyt järjestelmään muun muassa tiedottamisen, käyttäjäoppaat, Tervetuloa taloon -ohjeistukset, muuttajan muistilistat, linkit lounaslistoihin ja Kevan vapaisiin toimitiloihin sekä linkit ulkopuolisiin tilavarausjärjestelmiin ja huoltokirjoihin. Myös lajitteluohjeet, tärkeät yhteystiedot ja pelastussuunnitelmat löytyvät kaikki saman sivuston alta.

Managerit ovat olleet tyytyväisiä siihen, että Falconyn avulla kaiken vuokralaisille tarvittavan tiedon saa nyt yhteen paikkaan, jolloin myös tiedottaminen on läpinäkyvää ja tehokasta. "Vuokralaiskokemus alkaa jo ennen taloon muuttoa ja nyt kaikilla on vapaa pääsy tarvittaviin tietoihin. Alustaa on myös ollut helppo rakentaa kohdekohtaisesti juuri meidän tarpeisiin vastaavaksi”, Soikkeli kehuu.

‍

‍

Tulokset ja hyödyt

Falcony on tuonut systemaattisen ja tehokkaan tavan Kevan vuokralaisviestintään ja -tiedottamiseen. Se on lisännyt kiinteistön edustajien viestinnän läpinäkyvyyttä, parantanut vuokralaisten tiedonsaantia, säästänyt aikaa ja kehittänyt näin työn tuottavuutta kokonaisuudessaan. “Falconyn käyttö on tuonut erityisesti mielenrauhaa kiinteistöpäälliköille, sillä asiat ovat nyt helposti hoidettavissa”, Soikkeli kertoo.

Kevan mukaan uuden ratkaisun paras puoli onkin juuri sen vaivattomuus, joka ulottuu järjestelmän ulkopuolelle ja heijastuu Falconyn palveluiden luomaan asiakaskokemukseen. “Työn tilaajana omistajan puolesta en voisi olla tyytyväisempi. Tämä on ollut vaivatonta minulle ja tuotteen helppokäyttöisyyden takia ei järjestelmä tarvitse käyttäjätukea juuri laisinkaan. Alustaa oppii käyttämään aidosti itse”, Soikkeli kuvailee.

Vuokralaisten viihtyvyys on Kevan toiminnan keskiössä. Joustavuus on tärkeä osa vuokrausprosessia ja tilatarpeita sekä tilojen muuntojoustavuutta seurataan aktiivisesti. Koska erinomainen vuokralaiskokemus alkaa jo paljon ennen kohteeseen muuttoa, tulee kohteen käyttöönottoon liittyvien materiaalien, ohjeiden ja tiedotteiden olla aina helposti saatavilla. Falconyn avulla tämä on ollut mahdollista ja asiakastyytyväisyys on parantunut.

Toimitilavuokrauksessa kilpaillaan nykyään ennen kaikkea hyvän asiakaspalvelun ja asiakastyytyväisyyden saralla.

“Tällainen järjestelmä on kiinteä osa asiakaskokemusta ja auttaa vastaamaan vuokralaisten alati kasvaviin odotuksiin. Varsinkin digisukupolvi osaa vaatia digitaalisia tapoja olla lähellä asiakasta ja pyrimme ymmärtämään heidän tarpeitaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Näin olemme helpommin lähestyttäviä ja pystymme torjumaan mahdollisia konflikteja jo etukäteen”, Soikkeli päättää.