Itis

JOHDANTO

‍

Aiemmin raportointi Suomen suurimmassa kauppakeskuksessa Itiksessä tehtiin keskitetyillä Word-tiedostoilla, joista koottiin tilastoja Exceliin. Poikkeamien kirjaaminen vei paljon valvomotyöntekijöiden aikaa.

Falconyn käyttöönotto on helpottanut raportointia ja nopeuttanut turvallisuuspoikkeamien selvittämistä. Myös kiinteistön sisäinen viestintä on parantunut merkittävästi.

‍

YRITYS

‍

Suomen suurin kauppakeskus Itis avasi ovensa vuonna 1984. Kauppakeskuksessa käy vuosittain n. 17 miljoonaa asiakasta, joka tarkoittaa päivätasolla lähes 50 000:tta käyntiä. Itiksessä on yli 150 myymälää, sekä lukuisia kahviloita ja ravintoloita. Kauppakeskus peruskorjattiin perusteellisesti vuosina 2011-2014.

Kauppakeskus Itiksen omistaa kiinteistösijoitusyhtiö Wereldhave N.V. ja sitä operoi Wereldhave Finland Oy. Wereldhaven portfolioon kuuluu Itiksen lisäksi useita kauppakeskuksia Hollannissa, Belgiassa ja Ranskassa. Wereldhaven osakkeet on listattu NYSE Euronext Amsterdam (AMX) pörssissä.

‍

FALCONYA EDELTÄVÄT HAASTEET

‍

Järjestyksenvalvonta sisältää erilaisia tehtäviä. Itiksessä yleisimmät työtehtävät koskevat ihmisten neuvontaa, huomautusten antamista ja julkisivun tarkastuksia. Myös häiriötä aiheuttavien henkilöiden poisto kauppakeskuksen tiloista sekä WC-kierros kuuluvat yleisiin järjestyksenvalvonnan tehtäviin.

Ennen Falcony-sovelluksen käyttöönottoa Itiksen vartioinnin valvomopäivystäjä kokosi tapahtumat keskitetysti päivittäiseen Word-raporttiin.

“Koska Itis on iso kohde ja tapahtumia on paljon, niiden kirjaaminen yhden henkilön toimesta vei paljon aikaa. Lisäksi kaikki tapahtumat ilmoitettiin radiolla, minkä vuoksi sisäinen radiokanava oli jatkuvasti varattuna”, Itiksen turvallisuus- ja siivouspäällikkö Matias Lehtomäki kertoo. “Aiemmin myös tilastointi vei huomattavasti aikaa, sillä jokainen tapahtuma piti siirtää Wordista sopivaan tilastointikategoriaan Excelin puolelle.”

Järjestyksenvalvonnan lisäksi, aikaa kului info-pisteellä tapahtuvien toimintojen raportointiin. Yleisimmät infon kirjaukset liittyvät ihmisten neuvontaan, löytötavaroihin, puheluihin, lahjakorttien myyntiin ja lastenvaunujen lainaukseen.

‍

RATKAISU

‍

"Falcony-sovelluksen käyttöönoton jälkeen järjestyksenvalvonnassa säästetään huomattavasti aikaa, kun raportoinnin voi tehdä suoraan kenttätoiminnan ohessa kuka tahansa. Lisäksi tapahtumat siirtyvät suoraan tilastoihin", Lehtomäki kertoo. "Useimmat järjestyksenvalvojat ovat hyvin tottuneita käyttämään mobiililaitteita, joten raportointi otettiin hyvin vastaan. Erityisen ilahtuneita olivat valvomopäivystäjät, jotka eivät enää joudu kirjaamaan järjestyksenvalvonnan toimenpiteitä oman työnsä ohessa."

‍

TULOKSET

‍

Lehtomäen mukaan Falcony on kehittänyt Itiksen toimintaa monella eri tasolla. "Yhteydenpito järjestyksenvalvonnan ja kiinteistöjohdon välillä on helpottunut, kun raportointia voidaan seurata reaaliaikaisesti. Havaintoihin liitettävät kuvat ja kommentointikentässä käytävä vuoropuhelu ovat nopeuttaneet turvallisuuspoikkeamien selvittelyä. Lisäksi järjestyksenvalvonnan radioverkko ei nyt rasitu yhtä paljon niin kutsutusta raportointikeskustelusta.”

Lehtomäki kertoo Itiksen raportoinnin olleen jo aikaisemmin melko tarkkaa, joten uusi järjestelmä ei kasvattanut turvallisuushavaintojen määrää räjähdysmäisesti. "Järjestelmän huomattavana etuna on kuitenkin se, että nyt voimme kirjata yhteen näkymään myös muut asiakkaisiin liittyvät havainnot, joita ei aiemmin raportoitu ollenkaan. Lisäksi Falcony vapauttaa päivittäin usean tunnin verran järjestyksenvalvonnan aikaa, joka voidaan hyödyntää asiakaskokemuksen parantamiseksi."