Highfield Healthcare

JOHDANTO

‍

Highfield Healthcare on käyttänyt Falconyn Audit -moduulia huhtikuusta 2017 lähtien. Falconyn toinen moduuli, Observe, jalkautettiin vuonna 2018 osaksi yrityksen laatu- ja riskitoimintaa.

"Jotta turvallisuuskulttuuria voidaan viedä koko liiketoiminnan tasolla eteenpäin, on tärkeää madaltaa turvallisuuteen liittyvän raportoinnin kynnystä. Kun kaikki sidosryhmät raportoivat ja suorittavat tarkastuksia, saamme enemmän dataa, jonka pohjalta voimme tunnistaa trendejä. Olemme ehdottomasti vieneet turvallisuuskulttuuria eteenpäin", kertoo laatu- ja potilasturvallisuuspäällikkö Lisa O'Farrell.

Highfield Healthcaren yli 200 työntekijää pystyy ilmoittamaan työvuorojen aikana havaituista poikkeamista missä ja milloin tahansa. Näiden lisäksi noin 50 henkilöä suorittaa Falconyn avulla erilaisia auditointeja ja tarkastuksia. Tähän joukkoon kuuluu sekä etulinjan työntekijöitä, konsultteja että johtoporrasta. Observe -moduulia käytetään erilaisten vaaratilanteiden, poikkeamien ja reklamaatioiden raportoimiseen. Audit -moduulia hyödynnetään puolestaan erilaisten laatuun, turvallisuuteen ja riskienhallintaan liittyvien tarkastusten ja auditointien suorittamiseen.

‍

YRITYS

‍

Highfield Healthcare on yksi Irlannin johtavista akuuttien ja erikoistuneiden mielenterveyspalvelujen tarjoaja, joka tarjoaa myös vanhusten ja muistisairaiden hoivakotipalveluita. Yritys on perustettu vuonna 1825 perheyrityksenä ja sen toiminta pyörii nyt kuudennessa polvessa. Liiketoimintaa on viety modernimpaan suuntaan viimeisen kymmenen vuoden aikana.

Mielenterveyden päiväsairaala avattiin vuonna 2016 ja mielenterveyspalveluja laajennettiin edelleen vuonna 2019.

Highfield Healthcare työllistää noin 400 henkilöä, jotka toimivat kolmessa vuorossa.

‍

HAASTEET ENNEN AUDIT -MODUULIA

‍

Ennen Audit -moduulin käyttöä, Highfield Healthcare suoritti tarkastukset 15:ta osastolla paperilomakkeiden avulla. "Raportoituihin asioihin ei ollut minkäänlaista näkyvyyttä. Emme tienneet oliko toimintamme erinomaisella vai heikolla tasolla", O'Farrell kertoo.

O'Farrell halusi löytää modernimman ja suoraviivaisemman tavan suorittaa tarkastuksia.

"Halusimme löytää järjestelmän, jota loppukäyttäjät pitäisivät helppokäyttöisenä. Jos järjestelmä ei ole helppokäyttöinen, kukaan ei oikeasti käytä sitä, O'Farrell sanoo ja jatkaa: "Tutkimme eri vaihtoehtoja, mutta yksikään niistä ei tuntunut oikealta. Sitten törmäsin Falconyyn, joka tuntui vastaavan kaikkiin tarpeisiimme."

‍

AUDIT -MODUULIN KÄYTTÖÖNOTTO

‍

Audit -moduulin käyttöliittymä on O'Farrellin mukaan helposti ymmärrettävä. Ja koska käyttö ei vaatinut juurikaan erillistä koulutusta, järjestelmä saatiin jalkautettua nopealla aikataululla. "Henkilökuntamme todella pitää Falconysta", O'Farrell kehuu.

Käyttö aloitettiin pilotilla, sillä Highfieldillä haluttiin nähdä pystyykö järjestelmä aidosti standardisoimaan vaatimustenmukaisuuteen liittyviiä prosesseja. "Halusimme siirtyä mahdollisimman kauas paperilomakkeista ja Excelistä, jotta voisimme saada näkyvyyden siihen mitä koko organisaation tasolla tapahtuu", O'Farrell kertoo.

Falconyn avulla O'Farrell pystyy näkemään, mitä missäkin on raportoitu ja milloin. Integraatio Microsoftin Power BI -työkaluun on mahdollistanut kerätyn tiedon yhdistämisen myös muihin mittareihin. Näin kenttätieto luo kokonaiskuvan operaatioiden laadusta.

‍

HAASTEET ENNEN OBSERVE -MODUULIA

‍

Ennen Observe -moduulia, poikkeamaraportointi suoritettiin kirjaamalla havainnot paperilomakkeille, jotka toimitettiin O'Farrellille aina viikon lopulla. Ongelmiin päästiin näin kiinni aina vasta seuraavan viikon alussa, jolloin reaktioaika venyi usein liian pitkälle.

Päätös laajentaa käyttöä Observe -moduuliin oli helppoa Audit -moduulista saatujen erinomaisten kokemusten jälkeen. "Alusta on hyvin joustava ja olemme pystyneet muokkaamaan siitä juuri tarpeidemme kaltaisen", O'Farrell tarkentaa.

‍

OBSERVE -MODUULIN KÄYTTÖÖNOTTO

‍

Koska Falcony oli jo alustana tuttu, sujui Observe -moduulin käyttöönotto jopa aiempaa sujuvammin.

"Molemmat moduulit ovat hyvin helppokäyttöisiä ja niiden sisältöihin on helppo tehdä muokkauksia. Ilmoitukset ohjataan automaattisesti oikeille henkilöille poikkeaman tyypin mukaan, jolloin korjaavat toimenpiteet voidaan suorittaa välittömästi", O'Farrell kertoo.

‍

TULOKSET JA HYÖDYT

‍

O'Farrellin mukaan Falconylla on ollut suuri vaikutus yrityksen turvallisuuskulttuuriin kehitykseen: "Saamme nyt suljettua 98% tapauksista kuukauden kuluessa siitä kun niistä on meille ilmoitettu. Ja vaikka aloimme vastaanottamaan reklamaatioita järjestelmään vasta hetki sitten, on niistä saatu erinomaista palautetta."

Yksi Falconyn merkittävistä eduista on se, että alustan eri moduulit toimivat samassa näkymässä aivan kuin mobiilisovelluksessa. O'Farrell sanoo tämän olevan linjassa meidän vapaa-ajalla luomien tottumusten kanssa, jolloin käyttö on luontaisesti mielekkäämpää. Lopputuloksena Falcony on auttanut Highfield Healthcarea parantamaan läpinäkyvyyttä eri osastojen, palveluiden ja yksiköiden välillä. "Voimme nyt analysoida, mikä osa toiminnasta on hyvällä tasolla, mikä huonolla tasolla ja mikä osa tarvitsee kehitysresursseja kipeimmin. Olemme päässeet irti manuaalisista työvaiheista ja kaikki tieto löytyy nyt yhdestä paikasta. Näin varmistamme toiminnan laadun nyt ja tulevaisuudessa", O'Farrell päättää.