HFP Medical

JOHDANTO

‍

Yrityksen kasvattaminen yhdistämällä useita pienempiä yksiköitä yhdeksi on harvoin helppo tehtävä. HFP Medicalin tapauksessa prosessien skaalaamisen haasteet johtivat siihen, että yritys etsi useita kuukausia optimaalista ratkaisua vaativiin sisäisen viestinnän tarpeisiinsa. Yrityksen toiminta jakautuu viiteen toimipaikkaan, joten poikkeamista oppiminen ja prosessien parantaminen olivat osoittautuneet haastaviksi, sillä käytössä olleet työkalut eivät olleet nykypäivää.

"Halusimme prosessin, joka mahdollistaa havaituista ongelmista oppimisen ja kehittää samalla sisäistä viestintää", sanoo HFP Medicalin toimitusjohtaja Chris Adams ja jatkaa: "Falcony mahdollistaa aiempaa hedelmällisemmän keskustelun siitä, mitä meidän pitäisi tehdä ja miksi". Falcony on auttanut HFP Medicalia parantamaan sisäistä viestintää ja jakamaan parhaita käytäntöjä koko organisaation laajuudella.

‍

YRITYS

‍

HFP Medical on viiden leikkauksen välinen kumppanuus Länsi-Lontoossa, joka johtaa perusterveydenhuollon terveyspalveluja. Ne syntyivät vuonna 2017, kun kolme yleislääkärin käytäntöä yhdistyi, ja kaksi muuta leikkausta liittyi vuotta myöhemmin. HFP Medical työllistää viidessä toimipaikassaan noin 150 työntekijää, joista 60 on lääkäreitä. He hoitavat 68 000 potilasta ja keskimäärin noin 4 000 kontaktia viikossa. He ovat ylpeitä voidessaan työskennellä NHS: ssä ja pyrkivät jatkuvasti parantamaan palvelujaan potilaidensa auttamiseksi joka päivä. HFP Medical on viisi toimipistettä kattava perusterveydenhuollon palveluja Länsi-Lontoossa tarjoava yhtiö. Yhtiö perustettiin vuonna 2017, kun kolme vastaanottoa yhdistyi. Kaksi viimeisintä yksikköä liittyi mukaan seuraavana vuonna. HFP Medical työllistää n. 150 työntekijää, joista 60 on lääkäreitä. Yritys palvelee n. 68 000:ta potilasta ja viikkotasolla kontaktimäärä on n. 4000. Yritys on ylpeä ollessaan osa NHS:ää ja he pyrkivät jatkuvasti parantamaan palvelun laatua, jotta potilaat saisivat parasta mahdollista hoitoa.

HAASTEET ENNEN FALCONYA

‍

Keskikokoiset lääkäri- ja terveyspalveluja tarjoavat yritykset ovat harvinaisia Iso-Britanniassa. HFP Medical on yksi harvoista, sillä se on huomattavasti suurempi kuin yksittäisessä toimipisteessä palveluja tarjoavat pienemmät kilpailijat, mutta samalla huomattavasti pienempi kuin valtavat terveyskeskukset, jotka työllistävät tuhansia työntekijöitä. Adamsin mukaan HFP Medicalin oli kokonsa vuoksi muutettava ja standardoitava monia prosessejaan, jotta havaitut poikkeamat pystyttiin kirjata järjestelmällisesti kaikissa toimipaikoissa: "Keskityimme ennen Falconya yleensä suurempiin kokonaisuuksiin, jotka voisivat mennä pieleen, mutta olivat todellisuudessa melko harvinaisia. Näin menetimme näkyvyyden pienempiin yksityiskohtiin, jotka itseasiassa toistuvat huomattavasti useammin ja ovat siksi merkittävämpiä. Falcony on auttanut meitä oppimaan niin suurista kuin pienistä poikkeamista."

HFP Medical dokumentoi poikkeamat aiemmin Excelin, Wordin tai perinteisten paperilomakkeiden avulla. Tästä muodostui ongelma jo ennen viiden toimipisteen yhdistymistä, mutta epäkohta korostui entisestään yrityksen kasvaessa. Tarvittiin keskitetty järjestelmä, joka madaltaisi raportoinnin kynnystä ja mahdollistaisi jatkotoimenpiteiden seurannan keskitetysti. "Tutustuin erilaisiin järjestelmiin melkein vuoden ajan, mutta en löytänyt mitään tarpeisiimme sopivaa. Datix -järjestelmä on yleisesti käytössä NHS:n eri yksiköissä, mutta mielestäni se sopii ainoastaan valtavien operaatioiden tarpeisiin. Pienemmät vastaanotot tulevat yleensä toimeen niin, että poikkeamat kirjataan jonnekin ja toivotaan niiden löytyvän joskus. Näinhän ei tietenkään läheskään aina käy", Adams kertoo. "Kun törmäsin Falconyyn, pidin sen yksinkertaisesta lähestymistavasta ja helposti muokattavista sisällöistä. Ensivaikutelma vahvistui keskusteltuani kanssanne tarkemmin. Alusta oli selkeä, helposti muokattava ja hyvin suunniteltu. Se täytti meidän kaikki tarpeet ja sai pilvipalveluna vielä lisäpisteitä."

‍

Falconyn alustan perustana olevan tilausmallin vuoksi adamsin oli helppo päätös mennä Falconyn kanssa. "Voisimme aloittaa pienestä ja laajentaa sieltä. Ennakkoinvestointeja ei tarvita. Tiesin jo varhain, että aion kokeilla sitä", adams muistelee päätöksentekoprosessia. "Kerroin johtokunnalle, mitkä ovat kustannukset vuodessa; he olivat onnellisia." Falconyn lisenssimalli madalta Adamsin mukaan päätöksen tekemistä entisestään: "Alkuinvestointi pysyisi erittäin kohtuullisena, voisimme aloittaa pienestä ja laajentaa käyttöä sitten pikkuhiljaa. Olin hyvin nopeasti vakuuttunut, että juuri tätä järjestelmää haluamme kokeilla. Ja kun esittelin kustannukset hallitukselle, myös he olivat tyytyväisiä."

‍

KÄYTTÖÖNOTTO

‍

HFP Medical lähti Falconyn kanssa liikkeelle maaliskuussa 2019 tuomalla muutaman tarkastuspohjan järjestelmään ja ottamalla sen käyttöön pienellä testiryhmällä. "Käyttöönotto oli erittäin sujuva. Lähdimme vain liikkeelle ja iteroimme kehitystarpeita käytön myötä", Adams kertoo. Yritys on sittemmin laajentanut käyttöä ja nykyisin järjestelmää käyttävät kaikki työntekijät viidessä toimipaikassa.

‍

‍

Yksi Falconyn suurimmista eduista oli sen yksinkertaisuus ja muokattavuus. Adamsin mukaan järjestelmän käyttäjäystävällisyys tarkoitti sitä, että raportoinnista saatiin tehtyä nopeasti huomattavasti aiempaa tehokkaampaa: "Yksinkertaisuus on meidän näkökulmasta elinehto. Jos järjestelmä on liian monimutkainen, käyttäjät eivät sitoudu sen käyttöön ja lopulta emme saa enää yhtäkään raportoitua havaintoa." Kun pääkäyttäjät pystyvät muokata järjestelmän sisältöjä melko vapaasti, kehitysideoiden tuominen käytäntöön on vaivatonta. "Emme halunneet nähdä poikkeamia ainoastaan virheinä tai haavereina, vaan mahdollisuuksina oppia. Tämä on johtanut siihen, että käyttäjät uskaltavat raportoida nyt pienimmistäkin kipukohdista, jolloin voimme puuttua asioihin ennen kuin niistä muodostuu suurempia ongelma", Adams kehuu.

‍

TULOKSET JA HYÖDYT

‍

Adams lähti edistämään HFP Medicalin poikkeamaraportointia kerätäkseen tarkempaa tietoa prosessien parantamiseksi. Kun painopiste on Falconyn myötä siirtynyt pakollisesta dokumentoinnista myös parhaiden käytäntöjen jakamisen, raportoitujen havaintojen määrä on kasvanut merkittävästi. "Koska raportoinnin kynnys on saatu aiempaa matalammalle, olemme nähneet selkeän muutoksen raportoitujen asioiden määrässä", Adams kertoo.

Lisääntynyt tietomäärä on mahdollistanut paremman kokonaiskuvan muodostamisen ja trendien tunnistamisen. "Tutkin kerättyä dataa ja pystyin tunnistamaan poikkeamien yleisimmät syyt. Nyt kun nämä ovat tiedossa, voimme korjata juurisyyt ja madaltaa näin riskitasoja", Adams kertoo. "Falcony on myös mahdollistanut paremman vuoropuhelun asioista, jotka liittyvät asiakaskokemukseen. Tämä on meille tärkeää, sillä ovathan ihmiset ja heidän kokemuksensa bisneksemme ytimessä."

Yhdistyneen kuningaskunnan terveydenhuoltoalan erityisluonteen ja NHS: ssä työskentelyn vuoksi HFP Medical ei ole pystynyt yhdistämään alustan käyttöään mihinkään suoraan tulojen tai kasvun kasvuun. Falconyn kaltainen työkalu tekee kuitenkin heidän liiketoiminnastaan skaalautuvaa. Pilvipohjaisen, keskitetyn sisäisen viestinnän ja raportoinnin järjestelmän avulla he ovat poistaneet monia haasteita, jotka liittyvät hajaantumiseen useissa paikoissa. "Nyt on helpompi keskustella viikoittaisissa kliinisissä tapaamisissamme tapahtuneista oppimistapahtumista. Yhdessä harjoituksessa he vetävät Falconyn valkokankaalle ja käyvät sen läpi. He keskustelevat siitä, mitä siellä on, ja jos jollakulla on jotain lisättävää, hän kirjaimellisesti kirjoittaa sen alustalle silloin ja siellä", adams nauraa.

Falcony on tehnyt HFP Medicalin toimintaympäristöstä paremmin ennakoitavan. Tämä on saavutettu lisääntyneellä havaintomäärällä ja paremmalla kokonaiskuvalla. Järjestelmä mahdollistaa kaikista kriittisimmät kehitystarpeet omaavien osioiden tunnistamisen ja niiden korjaamisen, ennen kuin asioista muodostuu entistä suurempia haasteita. Näin työympäristöstä saadaan turvallisempi ja laadukkaampi kaikille sidosryhmille.