Sello

JOHDANTO

Miljoonia asiakkaita kuukausittain palveleva Sello pyrki parantamaan poikkeamien raportointi- ja käsittelykäytäntöjä ylläpitääkseen korkeaa laatua sekä asiakkaiden viihtyvyyden että turvallisuuden suhteen. Ennen Falconyn käyttöönottoa Sellossa hyödynnettiin tiedonkeruussa ja poikkeamien raportoinnissa useita eri viestintäkanavia, mikä teki kokonaiskuvan kannalta tärkeän poikkeamatietokannan ylläpidosta vaivalloista. Vaihtamalla useat eri kanavat keskitettyyn poikkeamaraportoinnin järjestelmään, Sello on pystynyt parantamaan sisäistä viestintää, minkä seurauksena erinäiset huolenaiheet tunnistetaan nykyään aiempaa nopeammin.

YRITYS

Sello on yksi Suomen suurimmista kauppakeskuksista, jonka tarjoama kattaa yli 170 kauppaa, ravintolaa ja palvelua. Sello avattiin Espoon Leppävaaraan vuonna 2003 ja se laajeni kaksi vuotta myöhemmin kaupalliseksi keskukseksi, joka houkuttelee vuosittain n. 24 miljoonaa kävijää. Sellon tavoitteena on ylläpitää monipuolista palveluvalikoimaa, joka tarjoaa jokaiselle vieraalle jotakin.

HAASTEET ENNEN FALCONYA

"Meidän tavoitteemme on olla alan ykkönen palvelun laadussa, mukavuudessa ja turvallisuudessa. Kehitämme palveluitamme jatkuvasti tämän tavoitteen saavuttamiseksi", Sellon turvallisuusjohtaja Joni Rajamäki kertoo. Jotta jatkuva kehitys olisi mahdollista, Rajamäelle oli selvää, että heidän tulisi parantaa sisäistä viestintää. Ennen Falconyn käyttöönottoa Sello käytti useita ​​työkaluja poikkeamien raportointiin ja sisäiseen viestintään: "Koska työkaluja ja tapoja viestiä oli paljon, meidän oli työlästä kerätä kaikki tiedot eri lähteistä yhteen kattavaan tietokantaan." Manuaalinen tiedonkeruu aiheutti usein viivästyksiä tietovirrassa, mikä puolestaan ​​vaikeutti turvallisuuden seurantaa. "Tietojen käsittelyyn tarvittavan manuaalisen työn määrä sai meidät reagoimaan hitaasti. Yritimme jo aiemmin seurata trendejä ja muita mittareita, mutta se oli vaikeaa ilman aitoa mahdollisuutta reaaliaikaiseen seurantaan", Rajamäki kertoo.

Kauppakeskuksen suuren asiakasmäärän myötä turvallisuus tulee Sellon toiminnan tärkeysjärjestyksessä ensimmäisenä. Tämän johdosta oli selvää, että turvallisuuteen liittyvien poikkeamien raportoinnista ja jatko-toimenpiteiden seurannasta haluttiin tehdä mahdollisimman virtaviivaista. ”Johdin työryhmää, jonka vastuulla oli löytää yksi järjestelmä, joka korvaisi meidän aiemmat tavat toimia. Meillä oli idea siitä, miltä ihanteellisen järjestelmän pitäisi näyttää; sen tulisi olla helppokäyttöinen, sisällöllisesti helposti räätälöitävissä oleva ja sen pitäisi tuottaa meille automaattisesti tarkkoja tilastotietoja”, Rajamäki sanoo. ”Olin jo aiemmassa työpaikkassani ollut tekemisissä Falconyn kanssa ja minulle oli jäänyt positiivinen kuva yrityksestä ja itse alustasta. Järjestelmän suurin etu oli juuri sen käyttäjäystävällisyys ja joustavuus räätälöinnin suhteen." Tarjolla olleita vaihtoehtoja vertailtuaan Rajamäki ja hänen tiiminsä totesivat pian, että Falconyn palvelut vastasivat parhaiten heidän tarpeitaan: "Ratkaisu oli jo ydintoiminnoissaan yksinkertaisesti niin vahva."

KÄYTTÖÖNOTTO

Sello aloitti Falconyn jalkautuksen pilottina joulukuussa 2019. Testi sujui hyvin ja järjestelmä otettiin käyttöön täysimääräisesti tammikuussa 2020. "Meillä oli suuret odotukset, mutta voin ilokseni kertoa, että näkemyksemme Falconysta ylitti nämä odotukset heti käyttöönoton jälkeen", Rajamäki kertoo ja jatkaa: "Emme ole kohdanneet muutosvastarintaa. Kaikki ovat omaksuneet järjestelmän käytön melko hyvin ja käyttävät sitä mielellään. Oli mukava huomata, ettemme tarvinneet jalkautuksen tueksi paljoa koulutusta, sillä järjestelmä on itsessään melko intuitiivinen.”

Lomakkeiden nopean ja helpon räätälöinnin ansiosta Rajamäki ja hänen tiiminsä ovat pystyneet nopeasti sopeutumaan havaitsemiinsa trendeihin ja siten saaneet käyttäjät keräämään yhä parempilaatuista dataa. "Tiesimme jo ennakkoon, että Falconyn käyttö on raportoinnin ja jatkotoimenpiteiden käsittelyn suhteen helppoa. On ollut hienoa nähdä, että sama helppokäyttöisyys jatkuu myös pääkäyttäjille tarjolla olevissa työkaluissa. Lomakkeisiin on helppo tehdä korjauksia ja olemmekin tehneet nopeasti muutoksia kattavamman tiedon keräämiseksi ”, Rajamäki kertoo.

TULOKSET JA HYÖDYT

Falconyn ansiosta Sello on onnistunut parantamaan tiedonkeruuta, mahdollistamaan nopeamman vuoropuhelun eri sidosryhmien välillä ja täten reagoimaan aiempaa nopeammin toimintaympäristön muutoksiin. Järjestelmä on myös samalla vapauttanut aikaa, sillä kaikki havainnot kulkeutuvat automaattisesti tietokantaan, jossa niistä voidaan rakentaa haluttuja raportteja. ”Järjestelmä on auttanut meitä paljon sisäisessä viestinnässä. Olemme erittäin iloisia siitä, että tieto kulkee nyt etulinjasta reaaliajassa koko organisaation läpi aina johtoon saakka”, Rajamäki kehuu.

Sellossa kaikki tietoturvan, kiinteistöjohtamisen ja hallinnon parissa työskentelevät henkilöt käyttävät Falconya havaintojen raportoimiseen ja muihin päivittäisiin tehtäviin. Koska kaikki data on nyt saatavilla reaaliajassa, Sello on pystynyt aktiivisesti vastaamaan huolenaiheisiin ja seuraamaan trendejä aiempaa tarkemmin. "Tiedonsiirtonopeus on kiihtynyt kaikkien automaattisten toimintojen ansiosta ja pystymme nyt kohdistamaan resursseja tarvittaviin toimenpiteisiin nopeammilla reaktioajoilla", Rajamäki kertoo. Falcony on myös mahdollistanut parannuksia, joita ei alun perin oltu osattu odottaa. Yksi tällainen esimerkki on käytetyn energian väheneminen, koska nyt Sellossa voidaan aktiivisesti seurata, missä valoja ei tarvitse pitää tiettyinä aikoina päällä.

Tärkeimmistä ominaisuuksista kysyttäessä Rajamäki nostaa esiin Falconyn reaaliaikaiset tilastot, sekä kyvyn vastuuttaa toimenpiteitä välittömästi oikeille henkilöille. "Meillä on kertynyt merkittävä määrä havaintoja ja niistä muodostuvia tilastoja on helppo tarkastella ja käsitellä", Rajamäki selventää. Kaikki järjestelmään kerätty tieto viedään välittömästi ISO 27001 sertifioiduille pilvipalvelimille, jossa tilastot annetaan välittömästi niiden käyttäjien saataville, joilla on asianmukaiset katseluoikeudet järjestelmään.

"Olen kehunut Falconya varauksetta ystäville ja kollegoille. Voin suositella yrityksen palveluita kaikille organisaatioille, jotka haluavat tehostaa erilaisten poikkeamien raportointiin ja korjaavien toimenpiteiden hallintaan liittyviä prosesseja. Yhteinen matkamme on ollut tähän mennessä positiivinen ja uskon saman jatkuvan myös tulevaisuudessa”, Rajamäki päättää.