Samla Capital

Johdanto

‍

Falconyn vuokralaisportaali otettiin käyttöön kaikissa Samlan omistamissa monikäyttäjäkiinteistöissä toukokuussa 2021. Järjestelmää käyttävät kiinteistömanagerit, kiinteistöpäälliköt sekä vuokralaiset, joilla on pääsy sivustoille avoimen linkin kautta. Tiedottaminen tapahtui aiemmin pääosin sähköpostilla ja tulostetuilla liitteillä, jotka lähetettiin vuokralaisille. Tiedotteiden perille saamisesta ei aina ollut takeita, joten viestintää haluttiin tehostaa modernilla ja käyttäjäystävällisellä järjestelmällä.

Yritys

Samla Capital Oy on vuonna 2015 perustettu ja voimakkaasti kasvava yritys, jonka toiminta-alue kattaa koko Suomen. Samlan toimistot sijaitsevat Jyväskylässä, Tampereella ja Helsingissä. Yritys hallinnoi neljää kiinteistöihin sijoittavaa vaihtoehtorahastoa, Samla Toimitilat Ky:tä, Samla Toimitilat II Ky:tä, Samla Asunnot Ky:tä ja SC Hotels I Ky:tä, joiden tekemien sijoitusten arvo on yli 140 miljoonaa euroa.

Haasteet ennen Falconya

‍

Ennen Falconyyn siirtymista Samlan vuokralaisviesintä tapahtui pääosin sähköpostilla. Tervetuloa taloon -materiaali lähetettiin PDF:nä tai tulosteena vuokralaisille. Lähetetyt asiat hukkuivat helposti sähköpostiin, eikä yrityksellä ollut näin varmuutta tavoittivatko tiedotteet aina oikeita henkilöitä. Vuokralaisten saattoi olla hankala löytää haluamaansa tietoa myös siksi, että kiinteistöjen pelastussuunnitelmat, neuvottelu- ja saunatilojen varaukset sekä tiedot vapaista toimitiloista olivat kaikki eri paikoissa.

Vanhan prosessin haasteiden takia Samla halusi löytää heidän tarpeisiin sopivan järjestelmän, joka toisi kaiken vuokralaisille tärkeän tiedon samaan paikkaan. Näin vuokralaisviestinnästä tulisi yhtenäistä, järjestelmällistä ja tehokasta.

‍

Käyttöönotto

Samlalla Falconyn vuokralaisportaalia käyttävät päivittäin niin omat kiinteistömanagerit ja kiinteistöpäälliköt kuin vuokralaisten yhteyshenkilötkin. Myös kaikki vuokralaisten työntekijät pääsevät portaaliin avoimen linkin kautta, jolloin kulloinkin tarvittava tieto on kaikkien saatavilla.

Uuteen järjestelmään siirtymisen myötä kaikki tärkeät linkit ja ohjeet löytyvät nyt keskitetysti yhdestä paikasta. Tämä on vähentänyt Samlan tiimin työmäärää ja auttanut vuokralaisia löytämään etsimänsä tiedot aiempaa vaivattomammin.

“Ohjeet esimerkiksi vikailmoituksen tekemiseen, ajankohtaisiin tiedotteisiin, vuokralaisten tukipalveluihin ja yhteystietoihin löytyvät nyt helposti. Näin etsimiseen ei tuhlaudu turhaa aikaa”, kuvailee Samlan kiinteistökoordinaattori Elina Venäläinen.

Portaalin käyttöönoton myötä vuokralaiset ovat päässeet seuraamaan avoimesti myös kiinteistöjen jätemääriä ja kulutustietoja. Tiedon keskittäminen on tehostanut samalla markkinointia, sillä potentiaalisten vuokralaisten on nyt helpompi tutustua Samlan vapaisiin kohteisiin.

"Järjestelmän käyttö on ollut helppoa ja palaute vuokralaisilta hyvää. Kun kaikki osapuolet käyttävät samaa järjestelmää, on helppo määrittää yhtenäiset toimintatavat kaikkiin kohteisiin”, Samlan kiinteistöpäällikkö Teemu Harri kertoo.

‍

Tulokset ja hyödyt

Samlan suurin etu Falconyn vuokralaisportaaliin siirtymisessä on ollut yleinen käyttökokemus ja kaiken tiedon keskittäminen yhteen paikkaan. Avoimet linkit ovat madaltaneet järjestelmän käytön kynnystä ja täten helpottaneet tiedottamista, sillä käyttäjien ei tarvitse muistaa salasanoja tai käyttäjätunnuksia. Vuokralaisportaalista löytyvä vapaat toimitilat -osio on ollut myös hyödyllinen lisä asiakkaille, joilla on tarve kartoittaa uusia toimipaikkoja.

“Suurin hyöty on se, että järjestelmä on keskittymä palveluille ja se sallii kaikille tiedonkulun ja läpinäkyvyyden. Portaali on sekä vuokralaisille että henkilöstön sisäiseen käyttöön laadittu tietopankki. Sieltä on aina helppo käydä tarkistamassa, jos toimitilaan liittyvä asia ei muistu mieleen”, Venäläinen päättää.