Falcony on vuodesta 2017 lähtien auttanut Resteliä parantamaan kerätyn tiedon läpinäkyvyyttä koko organisaatiossa.
Falconyn Audit ja Observe -moduuleista koostuva järjestelmäkokonaisuus otettiin vuonna 2017 käyttöön kaikissa Restelin ravintoloissa työsuojelun ja -turvallisuuden johtamiseen. Henkilöstöjohtaja Marika Mäkelä on ollut järjestelmään alusta asti tyytyväinen.
“Oli kyseessä mikä tahansa funktio tai käyttökohde, nykyaikaisen järjestelmän tulee olla täysin mobiili-yhteensopiva ja muuttuvaan maailmaan mukautuva. Ravintoloissamme tehdään ilta- ja yötöitä, joihin liittyy luonnollisesti omat riskinsä. Tieto näistä riskeistä ja niihin liittyvistä havainnoista on saatava liikkumaan nopeasti ajasta ja paikasta riippumatta”, Mäkelä toteaa.
Restelillä riskienarvionteja ja tarkastuksia tekevät mobillilaitteilla kaikki esimiehet ja poikkeamaraportointia koko 2500 työntekijän henkilökunta yli 200:ssa ravintolassa.
Restel on Suomen suurimpia ravintola-alan yrityksiä kattaen yli 200 ravintolaa, sporttibaaria, kortteliravintolaa, huoltoasemaa ja pikaruokaravintolaa. Restelin portfolioon kuuluu kansallisesti ja kansainvälisesti tunnettuja brändejä kuten Burger King, Taco Bell, O’Learys, Rax, HelmiSimpukka, perinteikäs Kaarle XII sekä tuorein tulokas Ísey Skyr Bar.
Restel tytäryhtiöineen ovat osa omistajaosuuskunta Tradekaa, jonka jäsenmäärä on yli 200 000 ja kokonaisliikevaihto vuonna 2018 yli 430 miljoonaa euroa. Työllistäen yli 2500 työntekijää valtakunnallisesti, Restel on merkittävä työnantaja ja yhteiskunnallinen vaikuttaja.
Ennen Falconyn käyttöönottoa, riskienarvioinnit hoidettiin Restelin ravintoloissa perinteisesti paperiversioin, jotka arkistoitiin toimipaikoista löytyviin kansioihin. Johtamisen näkökulmasta tämä tuotti harmaita hiuksia ennen kaikkea siksi, että kustakin toimipaikasta tuli varmistaa erikseen oliko riskienarviointi päivitetty ja tällöinkin piti vain luottaa tekijän sanaan: “Periaatteessa riskienarvionnista saattoi vain vaihtaa päivämäärän ja sen jälkeen ilmoittaa, että homma hoidossa”, henkilöstöjohtaja Mäkelä kertoo.
Poikkeamaraportit läheltä piti -tilanteista ja tapaturmista tuli tallentaa sen aikaiseen järjestelmään, joka Restelin sisällä tunnettiin nimellä Johtamisen alusta. Järjestelmä toimi ainoastaan tietokoneella, joten paljon poikkemia jäi raportoimatta ja ilmoitetutkaan raportit eivät välttämättä tavoittaneet oikeita henkilöitä. “Tiesimme kyllä, että paljon poikkeamia jää raportoimatta, mutta raportoidutkaan poikkeamat eivät lähettäneet mitään hälytteitä oikeille henkilöille”, Mäkelä jatkaa.
Vähintään yhtä isoksi haasteeksi Mäkelä koki yli 200:aa toimipistettä hallinnoidessa kokonaiskuvan puuttumisen: “Riskienarviointien osalta emme saaneet minkäänlaista koontiraporttia ja poikkeamien osalta näimme ainoastaan kokonaismäärät. Jos halusimme pureutua syvemmälle syihin ja tyyppeihin, piti jokainen raportti avata manuaalisesti erikseen.”
Restel kilpailutti kokonaisjärjestelmän työsuojeluun ja -turvallisuuden johtamiseen syksyllä 2016. Tärkeinä kriteereinä pidettiin järjestelmän helppokäyttöisyyttä ja mobiiliominaisuuksia. “Meillä myös päälliköt tekevät suorittavaa työtä, mistä syystä työkalun tuli istua saumattomasti arkeen ja toimia kaikilla laitteilla myös kiireessä”, Mäkelä kertoo.
Mäkelän mukaan Falcony valikoitui yhteistyökumppaniksi erityisesti toimialan referenssien sekä alustan helppokäyttöisyyden, joustavuuden ja raportointi- ja statistiikkaominaisuuksien takia: “Riskienarviontien ja tapaturmailmoitusten lisäksi toimme järjestelmään mukaan myös häiriö- ja uhkatilanteet, raha- ja rikosturvallisuuden poikkeamat sekä kiinteistövahingot. Työsuojeluvaltuutetuille luotiin myös kokonaan oma tarkastuslomake kuukausittaisia kierroksia varten.”
Vanha järjestelmä ajettiin alas ja uusi järjestelmä otettiin käyttöön kerralla kaikissa Restelin tytäryhtiöissä. “Kun kentällä ymmärrettiin mihin kaikkeen järjestelmää voi soveltaa ja miten tieto liikkuu suoraan alue-, ketju- ja keskusjohdolle ilman erillisiä välikäsiä, saatiin ne pienetkin negatiiviset asenteet kitkettyä, mitä kaikkien järjestelmien käyttöönottoon liittyy”, Mäkelä jatkaa.
Restelin henkilöstöjohtaja Marika Mäkelän mukaan Falconyn kehittämä järjestelmä on ennen kaikkea johtamisen väline, joka täyttää enemmän kuin hyvin selvillä olemisen periaatteen: “Samalla kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus tulla kuulluksi ja tieto saadaan liikkumaan tehokkaasti oikeille osapuolille.”
Mäkelä kokee, että myös raportointi ja analytiikka on viety täysin uudelle tasolle järjestelmän myötä: “Näemme nyt reaaliajassa raportoidut havainnot ja tehdyt tarkastukset ravintoloittain, alueittain, ketjuittain ja koko organisaation osalta. Pystymme näillä tiedoilla priorisoimaan kehityskohteita aiempaa tehokkaammin.”
Positiivisten kokemusten myötä järjestelmän käyttöä on laajennettu talon sisällä myös muihin tarpeisiin: “Burger King ja HelmiSimpukka hyödyntävät järjestelmää ravintoloiden konseptia, ilmettä ja operatiivista toimintaa koskevien auditointien tekemiseen ja puutteiden seurantaan. Alustan joustavuus ja muokattavuus mahdollistavat nopean jalkauttamisen mihin tahansa prosessiin”, Mäkelä kertoo.
Yhteistyö on toiminut hyvin ja kehityspalavereja pidetään säännöllisesti: “Palvelu on ollut ensiluokkaista alusta lähtien. Aina kun on jotain pyytänyt, niin ratkaisu on löytynyt Falconyn puolelta kuin Burger Kingin linjastolta”, Mäkelä päättää.
Ravintolaa
Työntekijää
Liikevaihto
Yhteistyössä Falconyn kanssa
“Näemme nyt reaaliajassa raportoidut havainnot ja tehdyt tarkastukset ravintoloittain, alueittain, ketjuittain ja koko organisaation osalta. Pystymme näillä tiedoilla priorisoimaan kehityskohteita aiempaa tehokkaammin.”
HR Director
Restel
