Newsec optimoi vuokralaisviestintää liikekiinteistöissään Falconyn avulla.
Kiinteistöissä toimivien yritysten ja kiinteistömanagereiden välistä viestintää pidetään usein yksisuuntaisena ja hieman kankeana. Vuokralaisia tiedotetaan sähköpostilla, auloista löytyvillä ilmoitustauluilla sekä Word- tai PDF-muotoisilla käyttäjäoppailla. Newsecin Business Park -yksikkö tunnisti olemassa olevien kanavien ongelmat, kun he halusivat parantaa kiinteistöjen vuokralaiskokemusta entisestään.
"Kaikki alkaa vuokralaiskokemuksen parantamisesta", sanoo Suomen Newsec Business Park -yksikön tiimipäällikkö Anna-Maija Ruohonen, joka lähti tiiminsä kanssa etsimään parempaa työkalua vuokralaisviestinnän hallintaan. Yksikön tekninen johtaja Aappo Niikko määritteli tarpeen järjestelmälle, joka mahdollistaa erilaisten ilmoitusten lähettämisen ja katselun ja tuo kaikki ilmoitukset yhdelle alustalle. Työkalun piti myös olla mahdollisimman käyttäjäystävällinen, jotta sen käyttöönotto olisi tehokasta sijainnista riippumatta ja käyttöaste pysyisi korkeana myös tulevaisuudessa. Muita tarvittavia ominaisuuksia olivat esimerkiksi parempi tuki kaksisuuntaiselle viestinnälle, sisällön ja visuaalisen ilmeen helppo mukautettavuus sekä käyttäjäystävällinen käyttöliittymä mobiililaitteille.
Newsec tarjoaa monipuolisia kiinteistöalan asiantuntijapalveluita sijoittajille, omistajille ja toimitilojen sekä asuntojen vuokraajille. Yritys hallinnoi kokonaisuudessaan noin 60 miljardin euron arvoisia kiinteistöjä Pohjoismaissa ja Baltiassa. Newsecin palveluksessa työskentelee yli 2000 kiinteistöalan ammattilaista, joista yli 500 toimii Suomessa.
Falconyn digitaalinen tarkastusalusta Audit on ollut Newsecin käytössä vuodesta 2017 lähtien. Ensimmäiset Newsecin hallinnoimat kiinteistöt alkoivat käyttää Falconyn Observe -moduulia vuokralaisviestintään vuoden 2020 alussa.
Suurin osa Newsecin vuokralaisviestinnästä tapahtui aiemmin sähköpostitse. ”Tässä oli omat haasteensa, sillä eri kiinteistöillä oli omat tavat toimia”, Niikko sanoo ja jatkaa: "Tietojen päivitysprosessi oli kankea, koska viestintä tapahtui lähinnä sähköpostilistojen kautta. Vuokralaiset eivät nähneet tiedotteisiin liittyvää viestinvaihtoa ja mahdollisia kysymyksiä, joten jouduimme välillä vastata samoihin kysymyksiin eri vuokralaisille.”
Myös vuokralaistiedotteiden arkistointi ja järjestelmällinen dokumentointi koettiin aiemmin kiintestömanagereiden taholla hieman haastavaksi. Vuokralaisilla ei ollut keskitettyä tapaa löytää kiinteistöön liittyviä olennaisia tietoja, elleivät he olleet itse organisoineet sähköpostiinsa erillistä kansiota tiedotteille. ”Esimerkiksi julkisivuremontit ovat usein pitkiä hankkeita, joissa on oleellista, että viestintä toimii ennakoivasti ja saavuttaa kaikki kohteen yritykset ja niiden työntekijät. Tämän tyyppisissä projekteissa joudutaan usein palaamaan aiempiin viesteihin, mikä ei ole sähköpostiviestittelyssä kovin kätevää”, Niikko kertoo.
Newsecille laadittu vuokralaisviestinnän kokonaisratkaisu rakentui keskenään integroitujen Falconyn ja Pelsun (Caverionin tuote) ympärille: Falconyn vastuulla tiedotteet, lomakkeet ja vuokralaisten kanssa tapahtuva kaksisuuntainen viestintä ja Pelsu alustana digitaalisille käyttäjäoppaille, pelastussuunnitelmille ja muille ohjeille. "Etsimme aluksi vain helpompaa tapaa jakaa tietoa vuokralaisten kanssa. Käyttö laajeni kun huomasimme alustan monipuoliset mahdollisuudet muun muassa kaksisuuntaisessa viestinnässä ja avainkuittauksissa, sekä mahdollisuuden linkittää samaan näkymään muita verkkosivustoja, kuten lounaslistoja", Ruohonen sanoo.
Pilottikohteeksi valitun ja vasta valmistuneen Tripla Workeryn kohdepäällikkö Catarina Forsblom pääsi testaamaan järjestelmää ihanteellisessa ympäristössä, sillä uuden kohteen vuokralaisia ei oltu vielä juurrutettu vanhoihin menettelytapoihin. "Yrityspuiston johtajan näkökulmasta on erittäin tärkeää kommunikoida työkalun eduista tehokkaasti. Näin uusi vuokralainen saadaan mukaan järjestelmän käyttöön heti alusta alkaen”, Forsblom kertoo.
Muutosvastarintaa ei esiintynyt myöskään kiinteistöissä, joissa oli totuttu aiempiin kanaviin, sillä vuokralaiset ymmärsivät nopeasti, kuinka helppoa järjestelmää oli käyttää. Käyttö onkin sittemmin laajentunut ja nykyään Falcony on Newsecin vuokralaisviestinnän tukena esimerkiksi Metsätapiolan toimistotalo yksikössä, Hills Business Parkissa ja Life Science Center Keilaniemessä, sekä muissa liiketoimintayksiköissä Business Park -tiimin ulkopuolelle.
Newsecillä huomattiin pian käyttöönoton jälkeen järjestelmän monipuoliset edut. Yksittäisille vuokralaisille ei tarvitse enää lähettää useita samaan aiheeseen liittyviä sähköposteja, vaan riittää, että vuokralaisille jaetaan linkki järjestelmään, jossa kaikki tiedot ja niihin liittyvät keskustelut ovat reaaliaikaisesti kaikkien nähtävillä. Jos vuokralaisella on kysyttävää esim. sisään- tai poismuutosta, remontista tai vesikatkosta, hän voi jättää palautteen tai kommentoida tiedotetta saaden nopeasti vastauksen kiinteistöstä vastaavilta henkilöiltä, jotka saavat tiedon kommenteista ja palautteista sähköpostiinsa. Keskitetysti saatavilla oleva tieto on parantanut viestintää merkittävästi: "Falconya hyödyntävät kiinteistöt saavat huomattavasti vähemmän toistuvia kysymyksiä kuin kohteet, joissa käytetään vain sähköpostia. Edut on helppo ja nopea nähdä”, Niikko sanoo ja jatkaa: ”On hienoa, että vuokralaisyritysten edustajat voivat myös kommentoida tiedotteita. Tämä tekee vuoropuhelusta helppoa ja kätevää.”
Myös viestinnän sisäinen koordinointi on vähentynyt, sillä kiinteistöpäälliköt, kiinteistöassistentit ja aulapalvelun edustajat pystyvät nyt itsenäisesti hallita viestintää, tekemään muutoksia lomakkeisiin sekä päivittämään yhteyshenkilöiden tietoja: ”Viestintä on nyt nopeampaa ja ajankohtaisempaa. Olemme saaneet vuokralaisilta todella hyvää palautetta”, Forsblom kertoo. Samalla säästetään myös aikaa ja parannetaan prosessin läpinäkyvyyttä: ”Kun kaikki vuokralaisviestintä on koottu yhteen alustaan, ja ilmoitukset lähetetään sieltä sähköpostitse, meidän on helppo seurata mitä on kysytty ja vastattu, sekä milloin näin on tehty. Tämä on erittäin toimiva ratkaisu”, Ruohonen kehuu.
Positiivisten kokemusten myötä Newsecillä on keksitty myös muita käyttötapoja uudelle järjestelmälle. Esimerkiksi huoltoavainten kuittaukset tehtiin aiemmin kynällä ja paperilla, mutta Falconyn avulla tämäkin prosessi on tuotu digiaikaan. Avaimia tarvitsevat urakoitsijat ja muut kolmannet osapuolet kirjautuvat sisään rakennukseen ja lisäävät samalla puhelimella tai tabletilla tietonsa allekirjoituksen kera järjestelmään. Kun avain palautetaan, aulapalvelu sulkee avainkuittauksesta tehdyn havainnon. Ja jos avainta ei ole palautettu määräajassa, lähtee siitä automaattinen ilmoitus valituille henkilöille.
Turvallisuus on Newsecin toiminnan keskiössä ja siihen liittyvät asiat ovat korostuneet entisestään COVID-19-pandemian aikana. Aiheista on tiedotettu aktiivisesti uusien työkalujen avulla: ”Pystymme nyt tarjoamaan turvallisuuteen liittyviä tietoja ja ohjeistuksia tehokkaammin”, Ruohonen sanoo. Tulevaisuuden suunnitelmissa siintää Falconyn laajempi käyttö myös yrityspuistojen ulkopuolelle, sillä Falconyn työkalut on koettu arvokkaaksi osaksi vuokralaiskokemuksen parantamista: ”Meillä on hallinnassa laaja ja monipuolinen kiinteistökanta. Ohjeiden ja tiedottamisen tarve vaihtelee kiinteistöjen ja vuokralaisten mukaan”, Niikko päättää.
Falconyn Observe -moduuli on kehitetty madaltamaan raportoinnin kynnystä ja tehostamaan kaksisuuntaista viestintää yritysten eri sidosryhmien välillä. Sen avulla voidaan kerätä ja jatkojalostaa erityyppisiä havaintoja esim. turvallisuuteen ja laatuun liittyen, lähettää tietoiskuja halutuille kohderyhmille, sekä parantaa viestinnän läpinäkyvyyttä. Selainpohjainen käyttöliittymä toimii saumattomasti erikokoisilla päätelaitteilla ilman erillisen sovelluksen asentamista. Järjestelmän sisällöt, visuaalinen ilme ja käyttäjäroolit ovat muokattavissa asiakkaiden erityistarpeiden mukaisiksi.
Vuokralaiviestinnän kokonaisratkaisun toisena osana toimiva Caverionin Pelsu -järjestelmä kattaa tyypillisesti rakennusten ja toimintojen pelastussuunnitelmat, käyttäjäoppaat ja muun ohjeistuksen yhdessä näkymässä. Järjestelmä auttaa yrityksiä vastaamaan pelastuslain vaatimaan pelastussuunnitelmien ajantasaisuuteen ja se toimii Falconyn tavoin kaikilla päätelaitteilla ilman erillistä sovellusta.
Oletko kiinnostunut oppimaan lisää asukasviestinnästä? Voit testata Falconya 30 päivän ajan ilmaiseksi. Lisätietoa aiheesta löydät täältä: Hyvä asukaskokemus alkaa vaivattomasta viestinnästä.
Hallinnoitujen kiinteistöjen arvo
Suoritettujen tarkastuksien ja analyysien arvo
Työntekijää
Business Park –kohteisiin erikoistunut yksikkö
”Kaikki vuokralaisviestintä on koottu yhteen alustaan, ja ilmoitukset lähetetään sieltä sähköpostitse. Meidän on helppo seurata mitä on kysytty ja vastattu, sekä milloin näin on tehty. Tämä on erittäin toimiva ratkaisu.”
Business Park Manager
Newsec Suomi
