Mandatum Asset Management

Johdanto

‍

Falconyn vuokralaisportaali otettiin käyttöön Mandatum AM AIFM:n (aiemmin Trevian Rahastot AM AIFM) kaikissa useamman vuokralaisen kiinteistöissä vuoden 2021 aikana, kun yrityksessä oli herätty vuokralaisviestinnän ja -kokemuksen kehittämisen tarpeeseen. Järjestelmää käyttävät pääsääntöisesti Mandatumin omat kiinteistöpäälliköt, ulkoiset kiinteistömanagerit sekä muu henkilökunta. Myös kiinteistöhuolto hyödyntää järjestelmää päivittäisessä työssään.

Mandatumilla ei ennen Falconya ollut käytössä varsinaista kanavaa tiedottamiseen, vaan vuokralaisviestintä tapahtui pääasiassa henkilöstön omista sähköposteista. Kiinteistöportfolion kasvettua syntyi tarve saada käyttöön järjestelmä, joka parantaisi kaksisuuntaista viestintää vuokralaisten ja kiinteistön edustajien välillä.

‍

Yritys

Mandatum AM Suomi Kiinteistöt II on kotimaisiin kiinteistöihin sijoittava erikoissijoitusrahasto, jonka sijoituspolitiikkaan kuuluu sijoittaa erilaisiin hyvää kassavirtaa ja kehityspotentiaalia tarjoaviin kiinteistökohteisiin suomalaisissa kasvukeskuksissa. Yrityksellä on yksi Suomen johtavista kiinteistötiimeistä ja leveät henkilöresurssit, mikä mahdollistaa rahaston varojen sijoittamisen myös aktiivista hoitamista ja kehittämistä vaativiin kohteisiin. Nykyinen kiinteistöportfolio koostuu yli 40:stä kiinteistöstä.

Haasteet ennen Falconya

Tarve uudelle vuokralaisportaalille syntyi Mandatumin kiinteistöportfolion kasvettua parissa vuodessa yli 40:llä kiinteistöllä. Kompaktilla kuuden hengen tiimillä ei ollut tarpeeksi resursseja viestintään eikä toimivaa prosessia uusien vuokralaisten vastaanottoon. Erityisesti muiden paikkakuntien vuokralaisia oli hankala ohjeistaa ja perehdyttää pienillä resursseilla. Myöskään omiin kohteisiin ei aina keretty perehtymään täydellisesti, sillä käytännössä kaikki vuokralaisten perehdytysmateriaalit ja ohjeistukset puuttuivat. Tämän seurauksena ensikontakti kaikille pyynnöille oli usein vuokrauksesta vastannut kiinteistöpäällikkö, jolloin prosessi työllisti jo valmiiksi kiireistä henkilökuntaa.

Uusien kiinteistöjen haltuunottovaihe muodostui työlääksi, sillä vuokralaisia ei vielä juurikaan tunnettu ja yhteystiedot jouduttiin kaivamaan yksittäisistä vuokrasopimuksista. Monesti informaatio ja halutut tiedotteet eivät siltikään kulkeneet oikeille henkilöille, sillä yhteystiedot olivat jo ehtineet vaihtua. Näistä syistä yhden tiedotteen onnistuneeseen lähettämiseen meni niin paljon aikaa, ettei niitä lopulta lähetetty ollenkaan.

"Resurssipulan takia prosessi kulki monesti kaavalla: vuokralaiselle avaimet ja koittakaa pärjätä. Tervetuloa taloon -oppaan rakentaminen oli todella työlästä ja viikoittain tuli uusia kohteita, joiden tietoja ei keretty päivittämään. Tämä johti siihen, että vuokralaiset eivät tunteneet kiinteistön toimintatapoja tai yhteyshenkilöitä. Se oli välillä tulipalojen sammuttamista yhdestä seuraavaan.”, kertoo Mandatum AM AIFM:n kaupallinen johtaja Tea Siivola.

Käyttöönotto

Uutta järjestelmää etsittäessä tavoitteena oli löytää kohtuuhintainen ratkaisu, joka palvelisi sekä Mandatumin että vuokralaisten tarpeita. Tärkeiksi kriteereiksi koettiin järjestelmän helppokäyttöisyys ja läpinäkyvyys.

Falconysta Mandatum kuuli käyttökokemuksia Vaasassa omistamastaan Espenin kauppakeskuksesta, johon järjestelmä oli valittu jo aiemmin. Valintaa tehdessä Mandatumilla tutustuttiin myös muihin järjestelmiin, mutta ne tuntuivat Falconyyn verrattuna raskailta ja olivat pienempien kiinteistöjen tarpeisiin nähden kalliita.

Siivolan mukaan koko ostoprosessi ja Falconyn järjestelmään siirtyminen oli todella sujuvaa. Falcony on ollut nyt vuoden verran käytössä koko organisaatiossa ja Espenin kauppakeskuksessa jo lähes kaksi vuotta.

Tulokset ja hyödyt

Ilmeisimpiä etuja Falconyyn siirtymisellä on ollut ajan ja resurssien säästäminen sekä vuokralaisviestinnän ja -kokemuksen parantuminen kautta linjan. Esimerkiksi vuokralaisten kysymyksiin liittyvät vasteajat ovat lyhentyneet merkittävästi ja asiakastyytyväisyys on näin ollen parantunut.

Vuokralaisten on nyt myös huomattavasti helpompi päästä käsiksi heitä kiinnostavaan tietoon. Tästä esimerkkinä on sähkönkulutus, johon liittyviä tietoja voidaan nyt kerätä ja jakaa aiempaa läpinäkyvämmin. Samalla henkilökunta on pystynyt hyödyntämään kiinteistöjen tietoja esimerkiksi myyntitilanteissa, sekä pysymään ajan tasalla mahdollisista muutoksista.

“Tiedon saatavuus on nyt parempaa niin sisäisesti meidän tiimille kuin ulkoisesti vuokralaisillekin”, Siivola kertoo.

Siivolan mukaan myös mobiilisti tehtävien avaintilausten ja huoltopyyntöjen tuominen Falconyn vuokralaisportaalin olivat iso helpotus: “Emme aikaisemmin pystyneet seuraamaan oliko asiat hoidettu vai ei. Aluepäällikön aika meni huoltoliikkeiden toimien valmistumisen seurantaan.

Järjestelmän muokattavuus ja personointi saavat myös kehuja. Mandatumilla onkin vuokralaisportaalin käyttöönoton myötä herännyt kiinnostusta laajentaa Falconyn käyttöä myös muihin käyttökohteisiin.

“Järjestelmä on päivästä yksi alkaen ollut helppokäyttöinen ja selkeä. Emme ole tarvinneet erillistä koulutusta sen käyttämiseen, sillä kaikki käytiin selkeästi läpi käyttöönoton yhteydessä.”, Siivola päättää.