LähiTapiola

JOHDANTO

LähiTapiola Kiinteistövarainhoito valitsi Falconyn vuoden 2018 loppupuolella tukemaan omistamiensa kiinteistöjen ylläpidon laatujohtamista. Ympäristöpäällikkö Eero Kokkonen suosittelee järjestelmää myös muille vastaaville organisaatioille.

‍

“Vuokralaiset odottavat vuokranantajilta yhä enemmän vastuullisuutta ja parempaa laatua. Halusimme vastata tarpeeseen sopivilla johtamisen työkaluilla. Falcony auttaa meitä johtamaan laatua proaktiivisemmin ja lopultahan kiinteistön yleisilmeen nousu näkyy vuokralaistyytyväisyytenä.”, Kokkonen toteaa.

LähiTapiola Kiinteistövarainhoidolla kiinteistöauditointeja ja -tarkastuksia tekevät sekä oma henkilöstö että palveluntarjoaja Realia Managementin työntekijät. Järjestelmän sisällä seurataan myös tarkastuksissa ilmenneitä toimenpiteitä, jotka vastuutetaan huoltoyhtiöille tai muille kolmansille osapuolille.‍

‍

YRITYS

‍

LähiTapiola Kiinteistövarainhoito Oy on yksi Suomen suurimpia kiinteistöomistajia hallinnoiden yli 2,5 miljardin euron kiiinteistöomaisuutta. Se on osaLähiTapiola-konsernia, jonka muodostavat yhdessä Kiinteistövarainhoidon kanssa LähiTapiola Vahinkovakuutus, alueyhtiöt sekä LähiTapiola Henkiyhtiö ja LähiTapiola Varainhoito.

LähiTapiola Kiinteistövarainhoito palvelee yli 50 toimitilakiinteistön sekä yli 100 asuinkiinteistön vuokralaisasiakkaitaan noin 50 sisäisen työntekijän ja Realia Managementille ulkoistetun kiinteistöjohtamisen palveluin. Yrityksen tavoitteena on olla Suomen vastuullisin kiinteistövaranhoitaja.‍

‍

HAASTEET ENNEN FALCONYA

‍

"Niin kauan kuin muistan, kiinteistöalalta on puuttunut systemaattinen tapa tarkastella ylläpidon laatua. Liian usein laatu kulminoituu huoltotoimenpiteiden vasteaikaan, mutta se ei kerro koko totuutta: vain jäävuoren huippu tulee vikailmoituksina ja asiakkaiden kokema laatu voi poiketa paljonkin ylläpidon toteuttamasta laadusta", Kokkonen sanoo.

Ajatukset laadun kehittämisessä kiinteistöalalla juontavat juurensa siihen, kuinka paremman ylläpidon laadun tulisi parantaa myös käyttäjätyytyväisyyttä, joka johtaa pidempiin vuokrasopimuksiin ja parempaan vuokratasoon kovenevassa kilpailutilanteessa.

"Tavoitteenamme oli systematisoitu ja yhdenmukainen prosessi kunnossapidon laadun seuraamiseksi, jotta voisimme ottaa palveluntarjoajamme mukaan tekemällä heidän yhteistyöstään helppoa ja mielekästä", Kokkonen jatkaa.

‍

KÄYTTÖÖNOTTO

‍

Vertailtuaan useampia vaihtoehtoja LähiTapiola Kiinteistövarainhoito Falconyn sen mobiiliominaisuuksien ja raportoinnin kattavuuden vuoksi. “Näin isoa kiinteistömassaa tutkiessa korostuu sekä helppokäyttöisyys kentällä että raportoinnin joustavuus aina portfolio-tasolle saakka”, Kokkonen kertoo.

Kokkosen mukaan LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon vaatimuksiin kuului oleellisesti myös uusien tarkastuspohjien helppo käyttöönotto ja olemassaolevien muokattavuus kiinteistösalkun moninaisuudesta johtuen. “Tällä hetkellä käyttämämme lomakkeet pitävät sisällään vuokratilojen luovutus- ja vastaanottotarkastukset, kiinteistön yleiskatselmuksen, josta saadaan juurikin perinteisen laatutason ulkopuolelle jääviä asioita poimittua, sekä vuosiauditoinnin, jossa seurataan kiinteistön teknisempiä osa-alueita ja katsotaan, että lakisääteiset velvollisuudet täyttyvät."

TULOKSET JA HYÖDYT

‍

Järjestelmän käytettävyyteen ja sen tuomiin raportointimahdollisuuksiin ollaan oltu tyytyväisiä, joten Kokkonen suosittelee Falconya myös muille kiinteistöomistajille ja palveluntarjoajille: “Järjestelmästä saa raportit helposti sekä kohteittain että tarkastuksittain, mutta myös kootusti kaikista toimitila- ja asuntokohteista. Tämä auttaa vertailussa ja kokonaislaatutason seurannassa.”

Alustan monipuolisuus on tullut käytön myötä nopeasti esille ja LähiTapiola Kiinteistövarainhoidolla onkin ajatuksissa lisätä järjestelmään uusia lomakkeita asuntotarkastuksista aina palveluntuottajien omavalvontaan ja itsearviointeihin. “Mikä parasta, puutteet vastuutetaan kaikkien eri tarkastuslomakkeiden osalta suoraan huoltoyhtiöille ja muille tärkeillä sidosryhmille. Toimenpiteiden läpimenoaika lyhenee ja prosessin etenemistä voidaan seurata valokuvien ja lisätietojen kera alusta loppuun saakka”, Kokkonen päättää.