Suomen kansallisooppera ja -baletti

JOHDANTO

‍

Turvallisuuspalveluiden johtaja Samuli Nuutisella oli selkeät alkuodotukset, kun Falcony valittiin yhteistyökumppaniksi: “Keskeisessä roolissa päätöksentekoa oli, ettemme valitse työkalua, jota ei käytetä. Halusin vakuuttua siitä, että työkalua voi kehittää matkan varrella, koska emme voineet tietää lopullisia tarpeita projektin alussa. Falcony erottui edukseen siinä, että se oli lähtenyt kehittämään alustaa mobiilikäyttö edellä.”

Suomen Kansallisoopperassa ja -baletissa on hyvin erilaisia työtiloja ja -tehtäviä. Työntekijät ovat aloillaan huippuosaajia ballerinoista lavastajiin ja suutareista metallimiehiin. Väki ja työntekijöiden määrä talossa vaihtelee esitettävien teosten mukaan.

‍

YRITYS

‍

Kansallisooppera ja Kansallisbaletti tarjoavat ooppera- ja balettiesityksiä sekä muita tapahtumia kaikenikäisille. Vuosittain nähdään yleensä neljä uutta oopperaensi-iltaa ja kolme balettiensi-iltaa.

Työntekijöiden lukumäärän osalta Suomen kansallisooppera ja -baletti on keskisuuri yritys. Heillä on noin 550 palkattua työntekijää, vaihteleva määrä työntekijöitä, jotka maksetaan tuntipalkkaa esityksistä riippuen, ja paljon vierailevia taiteilijoita sekä Suomesta että ulkomailta.

Oopperan toiminta alkoi 1911, ja baletti perustettiin 1922.

‍

HAASTEET ENNEN FALCONYA

‍

Ennen Falconyn käyttöönottoa, Suomen Kansallisoopperassa ja -baletissa havainnot ja tapaturmat kirjattiin käyttäen pääosin Exceliä sekä sähköpostia. Erityisesti kriittisemmät toiminnat kirjattiin Exceliin ja mukaan liitettiin toimenpiteet. Tuloksia käsiteltiin asiaankuuluvien ihmisten kanssa. “Muu havainnointi hoidettiin lähettämällä esimiehelle tai vastuuhenkilölle sähköpostia tai ihan paperilapuilla”, Nuutinen kuvailee.

‍

RATKAISU

‍

Kansallisoopperassa Falconya käytetään huolehtimaan erityisesti työntekijöiden turvallisuudesta. Käyttäjiä on tällä hetkellä noin 160. “Näyttämöllä sattuu ja tapahtuu eniten, joten lähdimme siitä liikkeelle”, turvallisuuspäällikkö Nuutinen kertoo. “Sen jälkeen otettiin mukaan lavastamo. Ja tarkoitus on laajentaa käyttöä myös muille osastoille. Olemme miettineet Falconyn käyttöä muun muassa ääniosaston vikaraportoinnissa.”

“Sopivan työkalun valinnassa ykkösprioriteettimme oli helppokäyttöisyys. Nykypäivänä ei haluta enää täyttää mitään lippulappusia.”

Falconyn myötä työntekijöiden on helppo merkitä erilaisia havaintoja tai tapaturmia. Ensiarvoisen tärkeää on merkitä poikkeamakategoria, jonka avulla trendejä voidaan seurata analytiikkapuolella. “Kellonaika ja paikka tulee automaattisesti, jos kirjauksen tekee heti poikkeaman sattuessa”, Nuutinen muistuttaa. Kaikki merkinnät saa tehtyä parilla klikkauksella. “Poikkeamien lisäksi keräämme havaintoja myös hyvistä käytännöistä, jotta niitä on mahdollista jakaa laajempaan tietoisuuteen.”

Kun Falcony otettiin käyttöön, henkilöstölle lähetettiin ohje sähköpostilla. “Vedin 10 minuutin briiffit vuoronaloituksessa. Käytännössä ohjelman käytön oppii ilman koulutustakin, mutta halusin pikemminkin motivoida sen käyttöön. Sähköpostissa käytiin läpi oikeat termit”, Nuutinen kertoo.

‍

TULOKSET JA HYÖDYT

‍

Nuutinen pitää järjestelmän muokkaamista todella helppona ja nopeana. “Järjestelmän ylläpidon voi hoitaa tarvittaessa itse; tästä on etua perehdytyksessä ja sisäisessä kehityksessä. Myös reagointiaika on mahdollista pitää todella pienenä.”

"Tietenkään mikään ei ole koskaan pelkästään ruusuilla tanssimista. Perehdytysprosessin aikana tarvittiin muutamia muutoksia prosesseihin, mutta kun järjestelmä saatiin käyttöön, oli sen hyödyntäminen vaivatonta."

"Meille tärkeintä on, että järjestelmä ei ole vain pohjaton tietokuoppa, vaan tietoja todella käsitellään ja käytetään." Nuutinen lisäsi. Hän on iloinen siitä, että Falcony-alusta kehittyy jatkuvasti. " Kaikkia tarpeita ei ole mahdollista tietää etukäteen, ja toisaalta myös tarpeet voivat muuttua. Jos esityksen aikana tapahtuu onnettomuus tai läheltä piti -tilanne, on hyvä pystyä helposti tarkistamaan, onko vastaavia tapahtumia ollut aiemmin."

Falcony on lisännyt läpinäkyvyyttä Suomen kansallisoopperassa ja -baletissa. "Turvallisuudesta keskustellaan linjaorganisaation kautta. Järjestelmä pakottaa meidät raportoimaan myös "negatiivisista" päätöksistä", Nuutinen kuvaili. "Nyt havainnot ja kehitysideat eivät huku loputtomiin sähköpostikeskusteluihin."

" Kun havainto merkitään suljetuksi, se merkitään selvästi sillä, mitä on tehty ja mitä toiminta on ollut. Tämä on hyvä alku, mutta olemme vielä alussa, ja tavoitteemme ovat kauempana tulevaisuudessa. Loppujen lopuksi kyse on turvallisuuskulttuurin muutoksesta, joka vie aikaa ja vaatii henkilöstöltä sitoutumista. Tämä käyttäjäystävällinen työkalu auttaa meitä saavuttamaan tavoitteen, mutta ei tee työtä puolestamme."