Otettuaan Falconyn käyttöön vuonna 2015, Citycon pystyi lisäämään merkittävästi aikasäästöjä ja laadunhallinnan tehokkuutta.
Citycon Finland hyödynsi aiemmin auditoinneissa ja poikkeamaraportoinnissa kynää ja paperia. Löydöksistä raportoitiin eteenpäin Excel-taulukoiden ja sähköpostien avulla. Falconyn Audit -moduuli tehosti huomattavasti prosesseja, mikä johti alustan laajempaan hyödyntämiseen ja Observe -moduulin käyttöönottoon.
Tämä case study esittelee Cityconin Suomen kauppakeskuksissaan kohtaamat haasteet ennen näiden kahden moduulin käyttöä. Myös muutoksen tuomat hyödyt esitellään.
Citycon on päivittäistavarakauppavetoisten, kaupungeissa sijaitsevien kauppakeskusten johtava omistaja, kehittäjä ja hallinnoija Pohjoismaissa ja Baltiassa. Yhtiön hallinnoiman kiinteistöomaisuuden arvo on yhteensä 4,7 miljardia euroa ja sen osakkeiden markkina-arvo on lähes 2 miljardia euroa. Citycon on kauppakeskusten markkinajohtaja Suomessa ja se on markkinajohtajien joukossa myös Norjassa, Ruotsissa ja Virossa. Näiden maiden ohella Cityconilla on vahva jalansija myös Tanskassa. Suomessa Citycon omistaa 20 kauppakeskusta.
Ennen Falconyn Audit-moduulin käyttöönottoa Citycon hoiti auditointiprosessit lähinnä vanhanaikaisin keinoin. Siivouksen, kiinteistön ylläpidon, ulkotilojen ylläpidon ja vartiointikumppanien laatu auditoitiin kuukausittain. Kumppanit kirjoittivat tarkastuslistaansa erilaisia huomioita ja siirsivät ne sitten Excel-taulukkoon. Tämän jälkeen Excel-tiedosto lisättiin kiinteistöpäällikkö Esa Sihvosen hallinnoimaan sähköiseen kansioon, missä sitä säilytettiin kyseistä kauppakeskusta koskevana raporttina.
Kiinteistöpäällikkö Esa Sihvonen kävi läpi kaikkien kauppakeskusten raportit avaamalla jokaisen Excel-tiedoston erikseen ja lisäämällä tiedot omaan tiedostoonsa, jota hän päivitti kuukausittain laadunseurantaa varten.
Citycon Finlandin omistamissa 20 kauppakeskuksessa suoritetaan vuosittain yhteensä jopa 960 auditointia. Päivitettäviä Excel-taulukoita kertyi huomattavan paljon, joten vaikka aiempi prosessi oli toimiva, oli se myös työläs ja aikaavievä.
Ennen Audit -moduulia liiketilojen luovutukset hoidettiin Word-asiakirjalla, joka täytettiin ja tulostettiin. Tiloista ei ollut kuvia. Luovutussopimuksen solmimisen jälkeen asiakirjat arkistoitiin ja niitä oli hankala löytää jälkeenpäin, kun niitä olisi tarvittu. Myös puutteiden kehityssuuntia oli vaikea seurata, sillä koko prosessi tehtiin käsin ja puutteita harvoin merkittiin muistiin.
"Käytämme Audit -moduulia kahdella eri tavalla. Käytämme sitä eri palveluntarjoajien laadun mittaamiseen, jolloin teemme heidän kanssaan kierroksen, jonka yhteydessä keräämme positiiviset ja negatiiviset havainnot yhteisymmärryksessä talteen, Commercial Development Manager Salla Suonperä kertoo. “Raportin laatiminen on palveluntarjoajan vastuulla. He syöttävät tiedot mobiililaitteella käyttöliittymän kautta, mutta myös me näemme raportit ja analyysit reaaliajassa.”
Kaikkiin Cityconin palveluntarjoajien kanssa solmimiin sopimuksiin on määritelty tietyt laatutasot. Jos toiminta ei saavuta sovittua laatutasoa, tilanne voidaan nyt korjata läpinäkyvien tietojen perusteella. Koontinäkymän avulla Cityconin päälliköt voivat tarkastella jokaista palveluntarjoajaa erikseen tai samanaikaisesti. "On helppo havaita osio, joka ei toimi aivan yhtä hyvin kuin muut. Näin löydämme helpommin tarkat syyt eri kategorioissa esiintyviin ongelmiin.” Suonperä kertoo.
Salla Suonperän Top 3 ominaisuudet Audit -moduulissa:
- Laadunvalvonta on paljon helpompaa
- Ongelmien juurisyyt löydetään ja korjataan nopeammin
- Koontinäkymä mahdollistaa kaikkien toimipaikkojen kokonaiskuvan saamisen
Ennen kaikkea Falcony | Audit säästää aikaa. Kuten Cityconin kiinteistöpäällikkö Esa Sihvonen asian ilmaisee: “se toimii muutamalla klikkauksella ja aikaa säästyy huomattavasti.” Järjestelmän avulla Citycon pystyy säilyttämään kaikki tilastot ja raportit helposti saatavilla, mikä helpottaa palveluntarjoajien vertailua, mikäli organisaatio päättää etsiä uusia yhteistyökumppaneita.
Nyt myös liiketilojen asiakirjat ovat järjestyksessä, helposti löydettävissä ja allekirjoitettavissa sähköisesti. Ennen ongelmana oli kuvien ottaminen ja niiden liittäminen Word -raportteihin. Nyt jokainen poikkeama kuvataan puhelimella tai tabletilla ja kuvatiedosto tallennetaan oikeaan kategoriaan. Näin liiketiloista on myös visuaalista aineistoa mahdollisten kysymysten ja ongelmien varalle.
Audit -moduulila saavutettujen erinomaisten tulosten jälkeen Citycon päätti ottaa käyttöön myös Falconyn Observe -moduulin.
Ennen Observe -moduulia tarkastukset tehtiin kiertämällä kiinteistöt jalan. Tarkoituksena oli varmistaa, että kaikki oli hyvin puhtauden, ylläpidon ja vartioinnin suhteen. Sama kierros kirjattuine huomioineen ja valokuvineen tehtiin monta kertaa kuussa.
Kierroksen jälkeen tarkastuksen vastuuhenkilö siirtyi työhuoneeseensa laatimaan sähköposteja. Jokaiselle palveluntarjoajalle lähetettiin erikseen sähköposti, johon kirjattiin huomiot ranskalaisilla viivoilla ja johon liitettiin kuvat poikkeamista, jotka tuli korjata.
Prosessi sisälsi monta vaihetta ja se oli melko työläs. Tiedot tallentuivat vain sähköpostiohjelmaan, joten niitä ei pystynyt tarkastelemaan missään muualla. Toisinaan pieniin poikkeamiin ei lopulta puututtu, sillä niiden raportointi oli liian työlästä.
Nyt niin johtoporras kuin vartiointihenkilökunta käyttää Observe -moduulia puhtauteen, kiinteistön ylläpitoon ja turvallisuuteen liittyvien poikkeamien raportointiin. “Kauppakeskuksen liiketoiminta perustuu näille toiminnoille, joten käytämme sovellusta päivittäin. Samoin kuin Audit -moduuli, Falconyn Observe auttaa meitä varmistamaan, että yhteistyömme eri palveluntarjoajien kanssa on tietyllä tasolla, ja että palveluntarjoajat saavat myös tietoa omasta laatutasostaan. Järjestelmä on helpottanut myös palautteen antamista”, Suonperä sanoo.
Salla Suonperän Top 3 ominaisuudet Observe -moduulissa:
- Helppokäyttöinen
- Madaltaa poikkeamaraportoinnin kynnystä
- Helpottaa korjaavien jatkotoimenpiteiden hallintaa
“Sen sijaan, että varaisimme tietyn ajan tarkastuskierrokselle, voimme lisätä havainnot muiden työtehtävien lomassa. On mielenkiintoista, että spontaanien havaintojen määrä on kasvanut. “Sovelluksen tuomat aikasäästöt ja helppokäyttöisyys yllättivät meidät erittäin positiivisesti”, Suonperä päättää.
Falconyn käyttö on säästänyt aikaa, helpottanut viestintää eri osapuolten välillä ja parantanut havaintojen laatua kaikissa Cityconin Suomen kauppakeskuksissa. Kaikki tiedot ovat järjestyksessä ja niitä on helppo tarkastella nyt ja tulevaisuudessa.
Kauppakeskusta omistuksessa
Vierailijaa vuosittain
Käyttöaste
Yhteistyössä Falconyn kanssa
“Yhteistyö Falconyn kanssa on vaivatonta. Järjestelmän käyttöliittymä on helppokäyttöinen, eikä se vaadi ylimääräistä koulutusta. Vain harvat palveluntarjoajat toimivat yhtä tehokkaasti, kehittävät tuotteitaan jatkuvasti ja toteuttavat toivotut muutokset sovitusti.”
Commercial Development Manager
Citycon
