Alko

JOHDANTO

‍

Falconyn järjestelmäkokonaisuus otettiin vuonna 2017 käyttöön kaikissa Alkon myymälöissä, kun koko 2400 työntekijän organisaatio haluttiin aktiivisesti mukaan uudistamaan turvallisuusjohtamisen ja riskienhallinnan prosesseja.

Käyttöönotosta vastannut Alkon turvallisuuspäällikkö Janne Ahtoniemi on ollut valintaan tyytyväinen ja suosittelee palvelua vahvasti myös muille: “Järjestelmän käyttöönotto onnistui puolessa tavoiteajasta ja olemme yli kymmenkertaistaneet raportoitujen havaintojen määrän kuukausitasolla.”

YRITYS

‍

Alko Oy on itsenäinen Suomen valtion kokonaan omistama monopoli-yhtiö, jolla on yksinoikeus yli 5,5% prosentin alkoholijuomien myyntiin. Palvellen asiakkaitaan yli 350 myymälässä ja yli 60 noutopisteessä Hangosta Utsjoen Nuorgamiin, Alkolla on merkittävä ja vastuullinen yhteiskunnallinen rooli. Alkon strategian ytimessä on olla parasta asiakaskokemusta ja työtä tarjoava yritys, joka on sekä vastuullinen suunnannäyttäjä että ketjuohjaukseltaan tehokas.

Vuonna 2020 Alko työllistää noin 2400 työntekijää ja sen kokonaismyynti oli yli 92 miljoonaa litraa ja 1,297 miljardia euroa.

HAASTEET ENNEN FALCONYA

‍

Alko lähti uudistamaan turvallisuusjärjestelmiään vuonna 2015 turvallisuuspäällikkö Ahtoniemen aloitteesta. Vanha järjestelmä oli palvellut yrityksen tarpeita pitkään kattaen tapaturma-, uhkatilanne- ja läheltä piti -tilanne raportoinnit sekä riskinarvioinnit, mutta sen käytettävyys oli tullut tiensä päähän.

“Uutta järjestelmää lähdettiin kilpailuttamaan ratkaisuna sille, mikä vanhassa järjestelmässä oli kankeaa. Halusimme työntekijöiden näkökulmasta helppokäyttöisen mobiilissa toimivan järjestelmän, joka on myös pääkäyttäjän näkökulmasta vaivaton”, Ahtoniemi kertoo.

‍

KÄYTTÖÖNOTTO

‍

Alkolla päätettiin, että uuden järjestelmän onnistumista tultaisiin mittaamaan sekä käytön määrällä että kerätyn datan laadulla. Ahtoniemen mukaan järjestelmä haluttiin ensisijaisesti kaikkien ulottuville mobiiliin ja valinnassa painotettiin vahvasti myös nykyaikaista käyttöliittymää, jonka avulla käyttökoulutukset ja viestintä tulisivat onnistumaan tehokkaammin.

Uudessa järjestelmässä ei myöskään haluttu joustaa vanhastaan hyviksi koetuissa ominaisuuksissa ja integraatioissa: ”Meille oli tärkeää, että sekä käyttäjätunnukset että käyttäjäoikeudet tulevat automaattisesti omista järjestelmistämme integraatioiden avulla. Ne vähentävät kokemuksemme mukaan ylläpidon tarvetta ja parantavat tietoturvaa”, Ahtoniemi tarkentaa.

Käyttöönotto aloitettiin helmikuussa 2016 ja alkuperäisenä tavoitteena oli jalkauttaa järjestelmä saman vuoden syyskuuhun mennessä. Projekti saatiin lopulta valmiiksi huomattavasti etuajassa: ”Jouduin erikseen perustelemaan johdolle miten saimme järjestelmän käyttöön jo neljä kuukautta ennakoitua aiemmin toukokuussa. IT-osastomme mukaan koko organisaatiolle jalkautettavaa järjestelmää ei oltu koskaan ennen saatu yhtä nopeasti käyttöön”, Ahtoniemi kehuu.

TULOKSET JA HYÖDYT

‍

Jo ensimmäisen kuukauden aikana Alkolla oli raportoitu uuteen järjestelmään yhtä paljon havaintoja, kuin edellisessä järjestelmässä koko parhaana vuonna yhteensä. ”Julkistimme ennen käyttöönottoa kunnianhimoisen tavoitteen tuplata aiemman järjestelmän havaintomäärät. Yli kymmenkertaistunut määrä yllätti varmasti meidät kaikki”, Ahtoniemi toteaa.

Ahtoniemi listaa onnistumisen avaimiksi onnistuneen monikanavaisen ja aktiivisen viestinnän sekä helppokäyttöisen järjestelmän, joka houkuttelee käyttäjää palaamaan ja tekemään lisää havaintoja.

Esille nousee myös järjestelmän joustavuus, joka mahdollistaa useiden eri prosessien tuomisen samaan näkymään loppukäyttäjälle: ”Alun jälkeen olemme laajentaneet käyttöä myös näpistyksiin, varkauksiin, rikoksiin, kiinteistö- ja olosuhdehavaintoihin, alkoholin välityksiin sekä palvelupyyntöihin siivoukselle ja vartioinnille.”

Alkolla luotetaan vahvasti henkilöstöön, jolta saadaan kerättyä kehitysideoita käytön myötä luonnostaan: ”Se millä aloitimme Falconyn Audit -moduulin käytön, eli turvallisuuskierrokset ja riskinarvioinnit, on laajentunut mm. asiakaspolku-auditointeihin, sisäisiin tarkastuksiin, maksupäätteiden inventointeihin sekä myymäläprojektien laadunseurantaan. Uusia käyttökohteita tulee koko ajan lisää.”

TIEDOLLA JOHTAMINEN

‍

Kerätyn turvallisuustiedon määrän lisäksi Alkolla haluttiin panostaa sen laatuun ja tapaan miten sitä hyödynnetään. ”Johdon näkökulmasta turvallisuusjohtamisessa oli ongelmana, että tietoa ei välttämättä tullut aiemmin myymäläkentältä ollenkaan. Tavoite oli saada raportit vastaamaan uhkatilanteiden, tapaturmien ja muiden turvallisuushavaintojen osalta todellisuutta, jotta pystyimme aidosti kohdistamaan resurssit sinne, missä niitä eniten tarvitaan”, Ahtoniemi kertaa.

Ahtoniemen mukaan tilannekuva on parantunut huomattavasti aiemmasta uuden järjestelmän myötä: ”Nyt myymälöiden on käytännössä mahdoton vaatia lisää vartiontia, mikäli raportteja ei näy Falconyssa. Saamme jopa kellonajan tarkkuudella tietoa, missä ja milloin tapahtuu eniten minkäkin tyyppisiä poikkeamia.” 

Falcony on olennainen osa Alkon laajempaa tiedolla johtamisen viitekehystä. Kaikki data on yhdistetty saumattomasti QlikView -työkaluun, jossa sitä pystytään visualisoimaan ja yhdistelemään muihin lähteisiin. Näin turvallisuustieto ohjaa päivittäistä tekemistä ja mahdollistaa tehokkaamman resurssien hyödyntämisen.