Kämp Collection Hotels

Falcony yli kaksinkertaisti ilmoitettujen poikkeamien määrän

‍

JOHDANTO

‍

Falcony otettiin käyttöön heinäkuussa 2016 kaikissa Kämp Collection Hotelsin hotelleissa ja ravintoloissa. Riskienhallintapäällikkö Petteri Sistonen saa turvallisuustiedot kaikista toimipisteistä.

“Turvallisuus on lopulta tunnetila siitä, että kaikki on hyvin. Se vaatii selkeää ja avointa viestintää ja työntekijöillä pitää olla sellainen olo, että poikkeamista halutaan kertoa, eikä piilotella niitä. Turvallisuuskulttuuri paranee sillä, että asioita todella huomioidaan. Safety first!”, Sistonen sanoo.

Kämp Collection Hotelsissa yli 500 ihmistä tekee poikkeamaraportointia. Ryhmään kuuluvat niin hotellin vastaanotto, ravintoloiden kokit ja tarjoilijat, kuin yrityksen johtoporras sekä ostopalveluina järjestyksenvalvojat, piirivartiointi ja hälytysvartiointi. Yleisimmät raportoidut poikkeamat ovat häiriökäyttäytyminen, varkaus tai anastus sekä työtapaturmat. Falconya hyödynnetään myös hotellien isommissa tapahtumissa, joissa esimerkiksi kansainvälinen artistivieras vaatii erityishuomiota.

‍

YRITYS

‍

Kämp Collection Hotels on suomalainen hotellikonserni, johon kuuluu joukko Helsingin maineikkaimpia hotelleja ja ravintoloita sekä Kämp Spa. Kämp Collection Hotelsilla työskentelee noin 450 henkilöä ja sen liikevaihto vuonna 2016 oli noin 70 miljoonaa euroa.

Konsernin kansainvälisesti tunnetuin hotelli on legendaarinen Hotel Kämp, joka juhli vuonna 2017 130-vuotista taivaltaan. Lisäksi konserniin kuuluu designhotelli Klaus K, boutique-hotellit Hotel Haven, Hotel Fabian ja Lilla Roberts sekä lifestyle-hotelliketju GLO Hotels. Hotel St. George on Kämp Collection Hotelsin kymmenes hotelli.

‍

HAASTEET ENNEN FALCONYA

‍

Ennen Falconyn käyttöönottoa, poikkeamaraportointi hoidettiin Kämp Collection Hotelsin toimipisteissä Word -tiedostojen avulla. Työntekijän piti ensin mennä yrityksen intraan, etsiä oikea Word-lomake, täyttää se, muuttaa se PDF -tiedostoksi ja lähettää se sähköpostilla työhyvinvointiorganisaatiolle.

“Raportti ei välttämättä aina mennyt perille kaikille niille ihmisille, joille siitä olisi ollut hyötyä”, riskienhallintapäällikkö Sistonen kertoo. ”Kyllä sekin järjestelmä toimi ihan OK, mutta tottakai raportoinnin määrään vaikuttaa se, kuinka helppoa raportin tekeminen on.”

”Vanhassa järjestelmässä poikkeamien tilastointi oli hankalaa. Meillä oli kyllä erilaisia mittareita, jotka laitettiin Exceliin, mutta koska se työ piti käytännössä tehdä manuaalisesti, tilastointi vei paljon enemmän aikaa."

‍

KÄYTTÖÖNOTTO

‍

Sistosen mukaan Falconya on helppo käyttää eikä se vaadi henkilöstön näkökulmasta juurikan koulutuksia. Kämp Collection Hotelsin työntekijät ottivatkin järjestelmän hyvin vastaan. “On hyvin oleellista, että järjestelmä on helppo ja se taipuu mobiiliin. Kaikki eivät ole tietoteknisesti yhtä taitavia tai välttämättä ajattele raportoinnin merkitystä”, Sistonen kuvailee. “Halusin ottaa uuden sovelluksen käyttöön aluksi vanhan järjestelmän rinnalla, ettei tulisi isompaa kulttuurisokkia, mutta kun Falcony esiteltiin, sain vanhan järjestelmän kautta lopulta enää muutaman raportin”.

Palaute työntekijöiltä on ollut vain positiivista. “Ennen saatettiin kysellä, että ‘onko tämä ihan pakollista tämä raportointi’, mutta nyt työntekijät kehuvat yleisissä koulutuksissa, kuinka mukavaa ja helppoa raportointi on. Kynnys raportoida on selvästi matalampi”, Sistonen jatkaa. “Teemme myös positiivisten huomioiden keräämistä ja palkitsen mielelläni henkilökuntaa terävistä huomioista. Silläkin tavalla heille saa olon, että kaikesta saa raportoida.”

"Työntekijät kehuvat sovellusta siitä, kuinka mukavaa ja helppoa raportointi on."

‍

FALCONYN EDUT

‍

“On hyvin tärkeää, että voin itse määritellä kategoriat ja muokata Falconya meidän tarpeisiin sopivaksi esimerkiksi määrittelemällä eri mittareita. Myös sovelluksen sosiaalisuus on tärkeää: kanssakäymistä voidaan tehdä raportoitaessa ja jakelu on helppoa”, Sistonen kertoo. “Modernissa maailmassa näistä asioista pitää puhua ja sen pitää olla vuorovaikutteista.”

Yrityksen ylin johto oli heti tyytyväinen uuteen järjestelmään. “Falconyn avulla saadaan vastuutettua myös liiketoimintayksiköitä. General managerit pysyvät ajan hermolla ja näkevät esimerkiksi numeraalisti sen, kuinka paljon meillä on sairaslomapäiviä työtapaturmien takia. Monessa yksikössä on havahduttu huomaamaan uusia poikkeamia ja niihin reagointi on nopeutunut. Kaikki ovat olleet tyytyväisiä”, Sistonen sanoo. “Merkittävää on myös se, että me omistamme datan.”

"Sovelluksen sosiaalisuus on tärkeää: kanssakäymistä voidaan tehdä raportoitaessa ja jakelu on helppoa."

"Työntekijät säästävät aikaa, vähintään puolet, ellei enemmän!"

‍

TULOKSET JA HYÖDYT

‍

Falcony on parantanut yhtiön turvallisuuskulttuuria. Raporttien määrä on vähintään tuplaantunut. Ja työntekijöiden aikaa säästyy Sistosen mukaan ainakin puolet ellei enemmänkin: “Heidän ei tarvitse enää etsiä intrasta mitään lomakkeita, vaan nyt he menevät yhteen nettiosoitteeseen millä tahansa laitteella ja ooikkeama on helppo kategorisoida parilla klikkauksella.”

Riskienhallintapäällikkö Sistonen on erittäin tyytyväinen työkaluun. "Omaa aikaani säästyy paljon. Ennen yksi raportti vei keskimäärin 10 minuuttia. Mutta nyt kun voin katsoa sen tästä kännykästä tai sähköpostista, aikaa menee 3 minuuttia. Aikasäästöä tulee silloin pikaisella laskutoimituksella yli 66%.”

“Myös Falconyn tuki toimii tosi hyvin. Harvoin siellä joutuu yhtään odottamaan ja kehittämisehdotuksiakin kuunnellaan tarkalla korvalla”, Sistonen päättää.